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Leitz-Cloud

geschrieben von Oliczewski am in | Kommentare sind deaktiviert

Zugriff auf die DSGVO-konforme Leitz-Cloud des Referats Europa und Internationales

Das Referat Europa und Internationales der Behörde für Schule und Berufsbildung nutzt für die Übermittlung sensibler Daten an Personen, die nicht Mitarbeitende unserer Behörde sind, die datenschutzkonforme Leitz-Cloud [1].
Sofern wir Ihnen sensible Dokumente zukommen lassen bzw. Ihnen die Übermittlung solcher Dateien an uns ermöglichen möchten, richten wir für Sie einen Ordner in der Leitz-Cloud ein. Über ein Gastkonto erhalten Sie exklusiven Zugriff auf diesen Ordner. Sie können dort enthaltene Dateien herunterladen und selbst Dateien, die Sie unserem Referat übermitteln möchten, hochladen.
Sofern Sie darüberhinaus Zugriff auf einen weiteren Ordner erhalten, der auch für andere Personen einsehbar ist (z. B. für den Download von Teilnehmer:innenlisten bestimmter Austauschprogramme), haben Sie für diesen weiteren Ordner nur Leserechte.

Zugangsdaten
Die Einrichtung Ihres Gastkontos kündigen wir Ihnen zunächst per E-Mail an. Im Verlauf der darauffolgenden Stunde erhalten Sie zwei E-Mails vom Absender no-reply@web.leitz-cloud.com (möglicherweise mit dem Anzeigenamen „BSB-Auslandsreferat“):

  • Die erste E-Mail hat den Betreff „Ein Konto wurde für Sie erstellt“
    Diese E-Mail enthält Ihr Zugangsdaten.
    Benutzername ist Ihre eigene E-Mail-Adresse. Beim Passwort handelt es sich um ein temporäres, welches Sie beim ersten Login in ein selbstgewähltes ändern müssen.
  • Weitere E-Mails informieren Sie darüber, dass Ordner mit Ihnen geteilt wurden. Der Betreff solcher Nachrichten lautet dementsprechend „[Name des Mitarbeitenden des Auslandsreferats] hat [Name des Ordners] mit Ihnen geteilt“.

Die Schaltfläche „Einloggen“ der ersten E-Mail führt Sie auf die Seite https://web.leitz-cloud.com/auth/login/ [2].
Nach Eingabe der Zugangsdaten gelangen Sie zu folgender Ansicht

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Die Eingabe Ihres Vor- und Nachnamens erleichert uns aber die Verwaltung der Gastkonten. Die Änderung des temporären Passworts ist unerlässlich, um Zugang zu dem für Sie eingerichteten Ordner zu erhalten.

Download, Upload, Dateiformat
Nach der Passwort-Änderung und nach jedem künftigen Login wird Ihnen ein Überblick der Ordner, für die Sie derzeit eine Freigabe haben, angezeigt:

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Zum Öffnen klicken Sie bitte auf den Ordnernamen.

Innerhalb eines freigegebenen Ordners

  • gelangen Sie über die Schaltfläche zurück zur Ordner-Übersicht,
  • können Sie Dateien einzeln über das Kontextmenü (Datei mit rechter Maustaste anklicken) oder mehrere Dateien in einem Schritt als ZIP-Datei herunterladen,
  • können Sie mit Schreib- und Löschzugriff auch Dateien löschen oder umbenennen sowie neue Dateien hochladen.
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Bitte beachten Sie beim Upload vom Dateien, dass in unserem Referat mit Windows-Computern gearbeitet wird. Dateiformate mit den Endungen „heic“, „heif“ und „pages“ können wir daher nicht verarbeiten.

Zugangsdaten nicht erhalten
Unmittelbar nachdem ein:e Mitarbeitende:r unseres Referats erstmalig eine Freigabe für Sie eingerichtet hat, werden eine systemgenerierte E-Mail mit den Zugangsdaten und die Freigabe-Benachrichtigung versandt. Die Erfahrung zeigt, dass die Freigabe-Benachrichtigung („ein Ordner wurde geteilt“) die Empfänger recht zügig erreicht, während die Zugangsdaten (Benutzername und Passwort) mit 10 – 60 Minuten Verspätung zugestellt werden.

Haben Sie die Zugangsdaten auch nach Ablauf einer Stunde noch nicht erhalten, wurde die E-Mail wahrscheinlich wegen der enthaltenen „Login-Schaltfläche“ vom Empfangsserver als verdächtig eingestuft. Überprüfen Sie bitte zunächst den SPAM-/Junk-/Quarantäneordner Ihre E-Mail-Accounts. Hat die E-Mail sich dorthin verirrt, verschieben Sie sie bitte in den Posteingangsordner, denn im Quarantänebereich wird der Link der Login-Schaltfläche nicht funktionieren.

Manche verdächtig wirkenden E-Mails werden vom E-Mail-Provider sofort in Quarantäne genommen, ohne dass sie über das pop3 bzw. smtp-Protokoll abgerufen können. In so einem Fall ist die Nachricht auch nicht im SPAM-Ordner einer E-Mail-App zu finden. Sofern Sie also eine App zum Abruf Ihrer Nachrichten verwenden, sollten Sie sich einmal über die Internetseite Ihres E-Mail-Providers in Ihren E-Mail-Account einwählen und dort im SPAM-/Junk-Ordner nachsehen.

Ist die E-Mail auf keine Weise auffindbar, können Sie auf der Seite https://web.leitz-cloud.com/auth/login/ [2] über die Schaltfläche „Passwort vergessen“ einen Link anfordern, der Sie direkt zur Vergabe eines selbstgewählten Passworts führt. Dieser Link wird Ihnen allerdings per E-Mail übermittelt und enthält ebenfalls Merkmale, die bei Empfangsservern zur Einstufung als verdächtig führen können. Sie sollten die Absenderadesse „no-reply@web.leitz-cloud.com“ deshalb vorher als vertrauenswürdige Adresse in Ihrem E-Mail-Account hinterlegen.

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