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Bitte lies die nachfolgende Anleitung sorgfältig und vollständig durch!
- Bewerbungsprofil
Bis spätestens 01. Oktober – 23:59 Uhr musst Du dein Bewerbungsprofil per Online-Formular übermitteln. Gleichzeitig mit der Online-Bewerbung benötigen wir eine von dir und deinen Sorgeberechtigten unterschriebene Datenschutzerklärung [5]. Du kannst die unterschriebene Datenschutzerklärung scannen oder fotografieren und per E-Mail an die zuständige Sachbearbeitung [6] in der Behörde übermitteln.
Der Eingang der Datenschutzerklärung wird nicht gesondert bestätigt. - Anlagen zur Bewerbung
Die Anlagen müssen bis spätestens zum 01. November – 23:59 Uhr auf einem Server hochgeladen werden. Die Einladung zu dem DSGVO-konformen Server erhältst Du nach Übermittlung des Bewerbungsprofils und der Datenschutzerklärung. - Die Vorstellungsgespräche finden im November statt. Die Einladungen erfolgen Anfang November. Über das Ergebnis und die Vorauswahl wird innerhalb von 4 Wochen informiert.
- Das Vermittlungsergebnis wird voraussichtlich im Januar des nächsten Kalenderjahres bekanntgegeben.
Interessierte Schüler:innen übermitteln ihr Bewerbungsprofil durch Ausfüllen eines Web-Formulars (Muster [7]). Nach dem vollständigen Ausfüllen dieser Online-Bewerbung werden die Angaben in elektronischer Form an die Behörde übermittelt.
Nicht fristgerecht eingehende Daten werden nicht berücksichtigt.
Fristgerechte Einreichung der Online-Bewerbung und der Datenschutzerklärung vorausgesetzt, erhältst du eine Einladung zu einem für dich eingerichteten Bewerbungsordner auf einem DSGVO-konformen Server, wo Du bitte die erforderlichen Anlagen zu deiner Bewerbung hochlädst.
Bitte beachte den Annahmeschluss zum Einreichen der Anlagen, s. o. Terminüberblick / Fristen.
Nicht fristgerecht eingehende Anlagen werden nicht berücksichtigt.
Folgende Unterlagen müssen hochgeladen werden.
- Anlagen 1 und 2
Die unterschriebene Erklärung des Bewerbenden [10] und die Einverständniserklärung der Sorgeberechtigten [11] - Bewerbungsfoto
Ein möglichst aktuelles Porträtfoto im Größenverhältnis 4 cm x 3 cm.
Gern ein Schnappschuss, es muss kein biometrisches Bild sein. - Fotos - Alltag
Ergänze deine Bewerbung um einige Fotos, die etwas aus deinem Leben und über deine Interessen verraten... Hobby, Haustier, Familie, dein Zimmer, Freundeskreis, Schule...evtl. einige beschreibende Sätze
Nicht mehr als eine Seite DIN-A-4 Seite. - Brief an Austauschpartner:in
Beschreibe dich, deine Persönlichkeit, deine Interessen. Was sollte man über dich wissen? Wenn dir das schwer fällt, fragst Du vielleicht Freund:innen, wie sie dich beschreiben würden.
Erwähne auch, weshalb Du dich für dieses Austauschprogramm bewirbst und was Du dir von der Teilnahme erhoffst.
Wie sieht euer Familienleben aus? Was geschieht z. B. an einem typischen Wochenende? Geht jedes Familienmitglied seinem eigenen Hobby nach oder unternehmt ihr normalerweise etwas gemeinsam?
Nicht mehr als eine Seite. - Kopie deines Juni/Juli Zeugnisses
Wurde zuletzt eine Notenübersicht erteilt, ist bitte darauf zu achten, dass sie von der Schule unterschrieben wurde. Erteilt die Schule nur einmal jährlich Berichtszeugnisse, erbitte von der Schule eine Noten- oder eine Kompetenzübersicht.
Eine eventuelle Rückseite des Zeugnisses sowie Anlagen, auf die im Zeugnis verwiesen wird, sind ebenfalls einzureichen. Ein unvollständiges Zeugnis gilt als nicht eingereicht. - Empfehlung der Schule
Hinweise zur Schulempfehlung [12] findest Du in den FAQ [13].
Bitte reiche keine zusätzlichen Dokumente wie z. B. Wettbewerbsurkunden ein. Du kannst statt dessen in deinem Brief auf dir wichtige Erfolge in Wettbewerben u. ä. eingehen.
Rechne mit technischen Schwierigkeiten wie dem Abbruch der Internetverbindung oder der Nichterreichbarkeit des Servers und erledige nicht alles am letzten Tag.
Upload
Bitte benenne alle Dateien, die Du hochlädst, in folgender Weise:
[Nachname ]_[Vorname]_[Inhalt], also z. B. „Mustermann_Max_photos.docx“.
E-Mail-Anhang
Du kannst Unterlagen statt per Upload auch per E-Mail an die zuständige Sachbearbeitung [6] in der Behörde senden. Bedenke aber, dass dies datenschutzrechtlich nicht zu empfehlen ist und besprich das vorher mit deinen Eltern.
Auch wenn Du alles per E-Mail übermittelst, kommst Du um die Nutzung deines Online-Bewerbungsordners auf dem Server nicht herum, denn im Laufe des Bewerbungs- und Vermittlungsverfahrens werden dort Benachrichtigungen für dich hinterlegt.
Die Vorstellungsgespräche werden in der Regel Ende November durchgeführt. Sie finden wochentags außerhalb der Ferien im Zeitraum 15 – 19 Uhr statt.
Sofern nötig, solltest Du zur Teilnahme am Gespräch von deiner Schule vom Unterricht befreit werden.
Weitere Hinweise zu den Vorstellungsgesprächen findest Du in den FAQ [14].
Über das Ergebnis und die Vorauswahl wird innerhalb von vier Wochen nach den Vorstellungsgesprächen informiert.
Eingangsbestätigungen werden ausschließlich per E-Mail an dich und immer auch an die für deine Familie angegebene E-Mail-Adresse versandt. Hinterlegen wir eine Mitteilung für dich auf dem Server, wird per E-Mail darauf hingewiesen.
Kontrolliere bitte regelmäßig deine E-Mails, um sicher zu gehen, dass Du keine Benachrichtigung verpasst. Sorge dafür, dass dein Postfach nicht überfüllt ist, sonst kann die Benachrichtigung vielleicht nicht zugestellt werden. Überprüfe, ob eine E-Mail der Behörde vielleicht im SPAM/Junkmail-Ordner gelandet ist.
Sofern deine Schule die E-Mail nachrichtlich erhält, sind die E-Mail-Adressen aus Datenschutzgründen für keinen der Empfänger sichtbar.
Folgende Ereignisse werden bestätigt:
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- Übermittlung des Bewerbungsprofils durch vollständiges Ausfüllen des Online-Bewerbungsformulars
- Einreichung von Anlagen zur Bewerbung.
Für die eingereichten Dokumente erhältst Du nach Ablauf der Frist für den Datei-Upload eine Eingangsbestätigung. - Die Einladung zum Vorstellungsgespräch und die Mitteilung über das Ergebnis erfolgen ebenfalls per E-Mail.
- Nach Abschluss des Vermittlungsverfahrens wird die Mitteilung über den Erfolg der Bewerbung auf dem Server hinterlegt. Darauf wird per E-Mail hingewiesen.
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