Betreuung von FSA

Neben Ihnen als Betreuungslehrkraft werden Ihre Kolleg:innen im Schulbüro Anlaufstelle in Bezug auf administrative Angelegenheiten für die FSA sein (Kontrolle Masernschutz, Antrittsmeldung, Krankmeldung etc.).
Bitte besprechen Sie die Aufgabenverteilung.

Ihre FSA wird viele Fragen haben, die zum Teil bereits auf dieser Homepage beantwortet werden. Damit Sie nicht unnötig Dinge erklären, die dort schon beschrieben werden, ist es ratsam, sich selbst einmal durch die Infos für FSA ^[4] zu klicken.
Falls Ihre FSA bestimmte Materialen mitbringen soll, sollten Sie Ihre Wünsche rechtzeitig signalisieren.

Die FSA müssen spätestens am ersten Schultag nachweisen, dass sie gegen Masern geimpft oder immun sind oder dass sie aus medizinischen Gründen nicht geimpft werden können (Kontraindikation). Dafür sind die Original-Dokumente in der Schule vorzulegen. Solange der Masernschutz nicht nachgewiesen wurde, darf die FSA die Schule nicht betreten.

Bitte klären Sie mit Ihrer Schulleitung, ob sie mit Ihrer Unterstützung ein Dokument akzeptiert, welches nicht in deutscher oder englischer Sprache ausgestellt ist. Muss der Nachweis in deutscher oder englischer Sprache erbracht werden, weisen Sie Ihre FSA bitte möglichst schnell darauf hin, damit sie sich ggf. rechtzeitig um einen internationalen Impfpass bzw. eine beglaubigte Übersetzung der nationalen Bescheinigung kümmern kann.

Kann der Masernschutz nicht am 1. Schultag nachgewiesen werden, darf die FSA die Schule nicht betreten. Sie kann die Assistenzzeit nicht beginnen und hat keinen Anspruch auf Stipendienzahlung. Bei verspäteter Vorlage und dadurch verspätetem Antritt beginnt der Anspruch auf Stipendienzahlung mit dem Antritt, nicht rückwirkend. Kann der Masernschutz nicht innerhalb einer Woche nach vorgesehenem Antritt nachgewiesen werden, kann die Behörde den Stipendienvertrag außerordentlich fristlos kündigen; Aufwendungen werden der FSA nicht erstattet.

Hinweise zum Verfahren der Dokumentation finden Sie im IntranetDas Intranet der BSFB erreichen Sie über die Anwendung FHHPortal in Schuldock ^[5].

Mit Beginn des Schuljahres 25/26 wird von den neuen FSA ein Führungszeugnis verlangt. FSA aus der EU und aus Großbritannien müssen ein deutsches erweitertes Führungszeugnis vorlegen, die übrigen FSA ein Äquivalent aus ihrem Herkunftsland. Mit der Übermittlung des Stipendienvertrags werden die FSA aufgefordert, das Führungszeugnis zu beantragen. Eine Beschreibung des Antragsverfahrens finden Sie unter Infos für FSA > Führungszeugnis ^[6]

Die deutschen Führungszeugnisse werden vom Bundesamt für Justiz direkt an das Auslandsreferat der BSFB übermittelt. Bei Eintreffen legen wir einen Scan in den für Sie freigegebenen Schuldock-Ordner und benachrichtigen Sie. Die Erfüllung der Anforderungen ist bei eintragsfreien deutschen erweiterten Führungszeugnissen zweifelsfrei gegeben.

FSA aus Drittstaaten übermitteln dem Auslandsreferat zunächst einen Scan ihres nationalen Führungszeugnisses. Bei Eintreffen legen wir den Scan in den für Sie freigegebenen Schuldock-Ordner und benachrichtigen Sie.
Die Akzeptanz liegt in der Verantwortung der Schulleitung.
FSA aus Drittstaaten werden aufgefordert, das Original ihres nationalen Führungszeugnisses bei Antritt in der Schule einzureichen. Bitte leiten das Original an die zuständige Personalsachbearbeitung ^[7] weiter.

FSA, die unmittelbar im Anschluss an eine Assistenzzeit ein weiteres Jahr absolvieren und die bereits im Vorjahr ein den Anforderungen genügendes Führungszeugnis eingereicht haben, müssen im Folgejahr kein neues Führungszeugnis vorlegen. Das gilt auch, wenn die FSA die erste Assistenzzeit in einem anderen Bundesland absolviert hat.

Ihre FSA sollte sich umgehend um eine Unterkunft bemühen. Nach den Sommerferien sind i. d. R. keine Plätze mehr in Wohnheimen für Studierende zu haben. Bitte unterstützen Sie Ihre FSA bei der Suche.
Verlinkungen zu Informationen zum Wohnen in Wohnanlagen für Studierende finden Sie hier ^[8]. Dort finden Sie ab Ende Juni auch eine Liste der Einsatzschulen – evtl. hilfreich bei Unterkünften, die von mehreren FSA genutzt werden könnte.

Bitte sorgen Sie dafür, dass rechtzeitig ein Untis Konto für Ihre FSA angelegt wird, so dass Ihre FSA sich von Anfang an über Veränderungen ihres Einsatzes informieren kann. Das vermeidet nicht nur unnötige Anfahrten Ihrer FSA zur Schule, sondern gibt ihr auch Gelegenheit, bei Ausfall einer Stunde einen alternativen Einsatz anzubieten.
Die stellvertretenden Schulleitungen verfügen über die erforderliche Berechtigung, Untis Konten anzulegen.

Die meisten FSA sind noch recht jung, möglicherweise das erste Mal allein im Ausland und sie werden Schwierigkeiten haben, bei der ersten Ankunft in Hamburg allein ihre Zieladresse in Hamburg zügig zu erreichen. Ihre FSA wird sich freuen, wenn Sie sie vom Flughafen/Bahnhof bis zur Unterkunft begleiten können. Wenn Sie es nicht selbst einrichten können, wäre es schön, wenn Kolleg:innen oder vielleicht auch ältere Schüler:innen einspringen würden.

Siehe dazu bitte oben unter nach der Zuweisung ^[9]

FSA aus bestimmten visumspflichtigen Drittstaaten können zunächst ohne Visum einreisen und dürfen sich maximal 90 Tage ohne Visum in Deutschland aufhalten. ACHTUNG: die Frist läuft ab Einreise in Deutschland – nicht erst mit Beginn der Assistenzzeit.
Es wird dringend empfohlen, die 90-Tage-Frist nicht auszureizen und sich so bald wie möglich um die Beantragung zu kümmern. Die Terminbuchung über den Online-Dienst Aufenthaltserlaubnis ^[10] legalisiert den Aufenthalt nach Ablauf der 90 Tage und kann durch die systemgenerierte E-Mail-Eingangsbestätigung zur Terminbuchung nachgewiesen werden.
Als Betreuungslehrkraft sollten Sie das durchaus im Blick behalten, denn wird die Frist überschritten, folgt zwingend die Ausweisung. Das wäre nicht nur für Ihre FSA äußerst unangenehm, sondern liegt ja auch nicht im Interesse Ihrer Schüler:innen.

Grundsätzlich kann der Termin auch schon vor Einreise beantragt werden, allerdings hängt die Zuständigkeit der Ausländerabteilung von der Meldeadresse ab. Sobald die einwohnerrechtliche Anmeldung erfolgt ist, sollte der Termin beantragt werden.
Weitere wichtige Hinweise hierzu finden Sie hier ^[10].

Bitte unterstützen Sie Ihre FSA bei der Einreichung der für die Stipendienzahlung erforderlichen Dokumente. Details finden dazu finden Sie hier ^[11].

Die Antrittsmeldung muss dokumentieren, wann die FSA tatsächlich die Beschäftigung an der Schule aufgenommen hat, sie darf also nicht bereits vor Antritt ausgestellt werden. Der Antritt muss durch die Schule bestätigt werden, nicht wie vom PAD kommuniziert durch die FSA selbst.
In dem Formular PS 73a Antrittsmeldung ^[12] können Sie eine der Optionen durch „FSA mit 12 WoStd“ ersetzen.

Der Beginn der Assistenzzeit wird durch den Stipendienvertrag festgelegt.
Antrittsdatum ist grundsätzlich der erste Tag, an dem die FSA der Schule tatsächlich zur Verfügung steht. Individuelle Absprachen zu einem abweichenden Beginn sind möglich, beachten Sie aber:

• Ein späterer Beginn als im Stipendienvertrag genannt, mindert die erste Stipendienzahlung!
  Dies gilt nicht, wenn Sie aus schulorganisatorischen Gründen die Präsenz erst für den darauffolgenden Tag vereinbaren, siehe dazu auch …während der Assistenzzeit ^[13] > Freistellung von schulischen Verpflichtungen.
• Ein früherer Beginn als der lt. Stipendienvertrag frühestmögliche erhöht nicht die erste Stipendienzahlung!
• Der Beginn des Versicherungsschutzes ist an den Beginn der Stipendienzahlung gekoppelt, setzt also nicht durch freiwilligen (unbezahlten) früheren Antritt vorzeitig ein, verschiebt sich aber bei späterem Antritt.

Bitte senden Sie die Antrittsmeldung an die zuständige Personalsachbearbeitung ^[7] und parallel an die Sachbearbeitung ^[14] im Referat Europa und Internationales.

Vergewissern Sie sich bitte, dass Ihre FSA die einwohnerrechtliche Anmeldung erledigt hat. Eine Nicht-Beachtung der Meldepflicht (innerhalb von 2 Wochen nach Einzug) kann mit einem empfindlichen Bußgeld geahndet werden (Geldbuße bis zu tausend Euro).

Bitte vergewissern Sie sich, dass Ihre FSA die Zugangsdaten für Untis erhalten hat und führen Sie sie – sofern erforderlich – in die Nutzung der App ein.

Bitte informieren Sie Ihre FSA in einem Erstgespräch u. a. über folgende Punkte:

• Schultyp, Lernstufen, Schüler:innen, Ausbildungsziel der Schule
• Räumliche Organisation der Schule
• logistische Fragen: Arbeitsplatz/Postfach im Aufenthaltsraum für Lehrkräfte, Zugang zu Fotokopierern/Unterrichtstechnologie etc.
• Terminpläne (Ferien, Feiertage, Schulfeste, Projektwochen, Fortbildungen für Lehrkräfte, Schulpraktika etc.)
• Wichtige Kontaktpersonen (Schulleitung, Leitung Fachbereich, Sekretariat/Verwaltung, Hausmeister:in etc.)

Bei der Organisation des Einsatzes erweisen sich u. a. folgende Maßnahmen als hilfreich:

• Abstimmung über Aufgaben/Rolle, Erwartungen und Ziele
• Unterrichtshospitation zur Eingewöhnung
• Festlegung regelmäßiger Gesprächszeiten zwecks:
  • Koordinierung des Unterrichtseinsatzes in den verschiedenen Lernstufen
  • Vorbereitung und Einsatz von Lernmaterial und Unterrichtstechnologie
  • Vorbereitung von Testformaten
  • Koordinierung extracurricularer FSA-Einsätze
  • Gelegenheit für die FSA zu Rückfragen, Feedback

Anregungen für Einsatzbereiche finden Sie hier ^[15].

Zur Qualitätssicherung des Programms ist bis Mitte Februar ein Bilanzierungsgespräch ^[16] zu führen.

FSA müssen eine Arbeitsunfähigkeit unverzüglich gegenüber der Schule anzeigen. Bitte informieren Sie Ihre FSA, wer in der Schule auf welche Weise (telefonisch – E-Mail – whatsapp…?) bis wann zu benachrichtigen ist. Weisen Sie bitte auch darauf hin, welcher Informationsfluss an Ihrer Schule für weitere Krankheitstage üblich ist.

Ab dem 3. Tag der Arbeitsunfähigkeit ist eine ärztliche Bescheinigung über die Arbeitsunfähigkeit vorzulegen.
Da in einigen Ländern Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen in der bei uns üblichen Form nicht bekannt sind, haben die FSA dies nicht zwangsläufig im Blick. Bitte erläutern Sie Ihrer FSA die Erfordernisse.
Erkrankt die FSA während der Ferien außerhalb Deutschlands und kann sie aufgrund der Erkrankung nicht rechtzeitig zum Schulbeginn zurückkehren, muss sie sich am Aufenthaltsort ein ärztliches Attest ausstellen lassen. Dieses muss aber unseren Anforderungen genügen:

• Der Wortlaut „arbeitsunfähig erkrankt“ (bzw. ein entsprechender englischer/französischer/spanischer… Ausdruck) muss enthalten sein.
• Beginn und Ende der Arbeitsunfähigkeit müssen genannt werden. Bei Folgebescheinigungen genügt die Angabe „weiterhin bis zum …“
• Eine Diagnose soll nicht enthalten sein.

Krankenstandsmitteilungen und AU-Bescheinigungen senden Sie bitte an die zuständige Personalsachbearbeitung ^[7]. Im Falle längerer Erkrankung oder auffallend gehäufter Fehlzeiten Ihrer FSA informieren Sie bitte die zuständige Sachbearbeitung ^[14] im Referat Europa und Internationales.

Eine Freistellung von schulischen Verpflichtungen ist möglich für

1. die Teilnahme an universitären Prüfungen im Heimatland, nicht jedoch für die Vorbereitung auf die Prüfung.
   Freistellung bis zu 14 Kalendertage in der gesamten Assistenzzeit, siehe Stipendienvertrag. Mehrere Freistellungen zwecks Prüfungsteilnahme dürfen 14 Kalendertage auch in der Summe nicht überschreiten. Ein Nachweis der Prüfungstermine ist der Schulleitung vorzulegen.
2. Behördengänge, die sich nicht außerhalb des Unterrichtseinsatzes erledigen lassen.
   Die einwohnerrechtliche Anmeldung ist in jedem Standort des Hamburg Service (ehemals Kundenzentrum), also auch im schulischen Umfeld möglich und nimmt aufgrund der sehr gut organisierten Abläufe i. d. R. nicht mehr als eine halbe Stunde in Anspruch.
   Termine in der Ausländerabteilung sind schwer zu bekommen, können daher nicht auf den Unterrichtseinsatz abgestimmt werden und dauern vermutlich länger.
   Die Freistellung und deren Dauer liegt im Ermessen der Schulleitung.
3. in besonders begründeten Einzelfällen.
   Es liegt im Ermessen der Schulleitung, in besonders begründeten Einzelfällen Freistellungen für andere Zwecke auszusprechen. Die Freistellung soll 3 Tage nicht überschreiten, die versäumten Stunden sind vor-, in dringenden Fällen nachzuarbeiten.

Durch die Schulleitung erteilte Freistellungen sind schulinterne Regelungen. Die Stipendienzahlung wird nicht unterbrochen, eine Anzeige gegenüber der BSFB ist nicht erforderlich.

Teilnahme an den FSA-Workshops des LIF
Die Einladung zum Workshop erhalten die FSA aus dem Referat Europa und Internationales der BSFB. Die FSA-Betreuungslehrkräfte und die Schulleitungen werden zeitgleich benachrichtigt und gebeten, die FSA zur Teilnahme am Workshop freizustellen.

Es wird sehr begrüßt, wenn Sie Ihrer FSA ermöglichen können, schulische Exkursionen wie Klassenfahrten zu begleiten.
Zu beachten ist dabei:

• Ihrer FSA darf auch während der Exkursion/Klassenfahrt keine verantwortliche Aufsicht übertragen werden.
• Weder der PAD noch die BSFB können zu den Kosten für die Teilnahme beitragen.
• Der PAD-Plus Versicherungsschutz gilt während der Laufzeit in der EU, einschließlich der Schweiz, Liechtenstein, Norwegen und Island. Schulische Exkursionen in o. g. Staaten sind in diesem Rahmen mitversichert. Für Reisen in andere als die o. g. Staaten kontaktieren Sie bitte rechtzeitig das Auslandsreferat der BSFB, damit wir klären können, ob für den entsprechenden Zeitraum über die Bernhard Reiseversicherungsmakler GmbH ein entsprechender Versicherungstarif abgeschlossen werden kann.

FSA haben keinen Beschäftigtenstatus und insofern auch keine:n Dienstvorgesetzte:n. Die Schulleitung ist den FSA gegenüber aber weisungsbefugt.
Sie entscheidet in begrenztem Rahmen auch über Freistellungen, s.o. Freistellung von schulischen Verpflichtungen ^[13].

Die Entscheidung über eine vorzeitige Beendigung der Assistenzzeit – sei es auf Wunsch der Schule oder auf Wunsch der FSA – obliegt allerdings dem Auslandsreferenten ^[21] der BSFB.

Siehe „Mitteilung für das Schulbüro“, die mit der Zuweisung übermittelt wird.
Erfolgt die Auszahlung des Stipendiums durch die HH Schulbehörde, ist die Abteilung V 441 ^[7] der BSFB zuständig.

Die FSA können beim HVV das Deutschlandticket erwerben. Da die FHH keinen Zuschuss zum ProfiTicket gewährt, hat das ProfiTicket gegenüber dem direkt beim HVV gekauften Deutschlandticket keine Vorteile und wird derzeit nicht für FSA angeboten.
FSA zählen zu keiner Gruppe mit Anspruch auf einen ermäßigten Fahrpreis, es gelten für sie daher die Standardpreise des HVV.

Ob sich ein Wohngeldanspruch errechnet, hängt von Faktoren wie Miethöhe, Ausstattung und Baujahr der Wohnung ab.
Der Antrag ist in der für die Wohnung örtlich zuständigen Wohngelddienststelle zu stellen.
https://www.hamburg.de/service ^[22]
> Suchbegriff Wohngeld

FSA dürfen neben ihrer Assistenztätigkeit nur unter bestimmten Bedingungen eine weitere Beschäftigung ausüben. Einzelheiten finden Sie in der Rubrik Minijob ^[23].