Manitoba – Hamburg student exchange

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MANITOBA-GERMANY HIGH SCHOOL EXCHANGE PROGRAM

Manitoba and the city state of Hamburg, Germany have participated in an exchange program for high school students for more than 35 years. In January 2017, Manitoba and Hamburg reinforced their longstanding cooperation by resigning official exchange agreements.
Full program details, including the eligibility and the costs involved for Manitoba students, can be found at www.gov.mb.ca/ie/domestic/gm_exch.html.

Application procedure
The application including all required attachments is due on January 13, 2018.

  Step 1 – Online application form

Please complete the application form carefully. It will be used to find your exchange partner.

  • Das Online-Formular ist deutschsprachig. Eine Übersetzung der Fragen findest Du hier.
  • Die meisten Fragen besitzen den Status „Eintrag erforderlich“. Dies soll verhindern, dass eine Frage übersehen wird. Ggf. kannst Du Fragen mit „n/a“  „none“ „nil“ beantworten.
  • Manche Felder sind mit Gültigkeitsregeln versehen. Es kann sein, dass Du einen Hinweis auf einen nicht gültigen Wert erhältst, obwohl Dein Eintrag scheinbar den Regeln entspricht. Prüfe dann, ob sich vielleicht ein störendes Leerzeichen (etwa in einem Zahlenfeld oder hinter der E-Mail-Adresse) befindet.
  • Aus Sicherheitsgründen wird die Eingabe in die Online-Anmeldung nach 20 Minuten ohne registrierbare Aktivität ungültig. Die bis dahin eingegebenen Daten gehen verloren. Du kannst dies vermeiden, in dem Du vor Ablauf der 20 Minuten eine Seite zurückblätterst.
  • Möchtest Du die Eingabe Deiner Daten unterbrechen und zu anderer Zeit fortsetzen, schließe bitte nicht einfach Deinen Web-Browser, sonst gehen die bisherigen Eingaben verloren. Klicke statt dessen auf die Schaltfläche unterbrechen. Du kannst dann eine Sicherungskopie in Form einer HTML-Datei speichern. Möchtest Du weitermachen, öffne einfach die gespeicherte HTML-Datei durch Doppelklick.
  • Es ist empfehlenswert, auf der Seite mit der letzten Frage (das ist die Frage „Hast Du besondere Wünsche“), noch einmal eine html-Sicherungsdatei zu speichern, denn nach dem Absenden der Daten sind Deine Einträge unveränderlich. Möchtest Du später doch noch Korrekturen vornehmen, kannst Du Deine HTML-Sicherungsdatei aufrufen, die Änderungen eintragen und den Datensatz erneut an die Behörde absenden. Der frühere Datensatz wird damit überschrieben.
  • Bietet eines der Felder nicht genügend Platz für Deine Antwort, kannst Du im Brief an Deinen Austauschpartner näher darauf eingehen.
  • Nach dem Ausfüllen der letzten Seite der Online-Anmeldung (das ist die Frage „Hast Du besondere Wünsche“) werden über die Schaltfläche „weiter“ die von Dir gemachten Angaben automatisch übermittelt.
  • pdf DownloadWenn Du ein backup der übermittelten Daten speichern möchtest, kannst Du im nächsten Schritt Dein persönliches Bewerbungsformular als pdf-Datei herunterladen.
    In der pdf-Datei befinden sich Deine persönlichen Angaben – schütze sie vor unbefugtem Zugriff! Sofern der Computer nicht nur innerhalb Deiner Familie genutzt wird, ist es empfehlenswert, die Datei nicht auf der lokalen Festplatte des Computers, sondern statt dessen auf einem persönlichen Wechseldatenträger (z.B. USB-Stick) zu speichern.
    Versende die gespeicherte pdf-Datei nicht ungeschützt per E-Mail! Falls Du die Datei auf einen anderen Computer übertragen möchtest, solltest Du dafür ebenfalls einen Wechseldatenträger benutzen.

Click here to go to the online application form

  Step 2 – Application attachments

You can fill out the following pdf forms on your computer. To make sure, that your entries will be saved with the document you must download the pdf file on your computer  first and then open it with Adobe Reader version 8 or higher or with Adobe Acrobat Reader DC.  Alternatively you can print the forms, fill in the information by hand and scan the filled and signed form to send it by email.

Required attachments:

  • Letter to your potential exchange partner
    Write a one page letter to your potential exchange partner and host family in which you describe yourself and your characteristics – How do others see you?
    The letter should include the following: your interests, hobbies, etc. and something that might be important for your exchange partner to know about you. Provide a short explanation of why you want to participate in this exchange and provide some basic information about your family, family members, family life (e.g. routines, traditions, expectations), what your family likes to do together. Do not forget to mention something that you are looking forward to in regards to the exchange.
    filename: „Your Family Name, your First Name – letter“
  • Identity photo
    One application photo (portrait, school photos work well)
    filename: „Your Family Name, your First Name“
  • Family photos
    One set of photographs of your family to send to your partner. The total size must not exceed 3 MB.

    • either one document including some pictures with descriptions
      filename „Your Family Name, your First Name – photos“
    • or some image files
      filename each „Your Family Name, your First Name – content“
  • Code of behaviour
    One copy of the signed code of behaviour
    filename „Your Family Name, your First Name – code of behaviour“
  • Binding agreement
    One copy of the signed binding agreement
    filename „Your Family Name, your First Name – binding agreement“
  • Copy of latest report card
    filename „Your Family Name, your First Name – schoolreport“
  • School reference letter
    Choose one teacher to write a letter of recommendation for you
    filename „Your Family Name, your First Name – school reference“
  • Note from your principal
    A signed note from your principal stating that he/she approves of your application and is willing to have your exchange partner attend your school
    filename „Your Family Name, your First Name – note of prinicipal“

Please submit the requested materials by email to ckroeker@westgatemennonite.ca.

  Step 3 – Advance payment

Please send a cheque for $350 (Canadian Funds) made out to Manitoba-Germany Exchange by mail to
Mrs. Charlotte Kroeker
Westgate Mennonite Collegiate
86 West Gate, Winnipeg, Manitoba, R3C 2E1

  What is next?

zum Beispiel
You will [not] receive a notice of receipt of your application [until] [as soon as possible].

You will be informed about your German partner in late February or early March

Early March you will find the application of your exchange partner in your file on the BSCW server.

The next meeting with all canadian exchange students and parents takes place on May 23, 2018.

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