FAQ Erasmus+ Mittelverwaltung

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Erasmus+ Mittelverwaltung an staatlichen Hamburger allgemeinbildenden Schulen
Antworten auf häufig gestellte Fragen

Allgemeine Fragen
Einreichung von Dokumenten bei der Schulbehörde
Wir möchten die Hamburger Erasmus+ Schulen optimal beraten und vernetzen. Das ist nur möglich, wenn wir umfassend über Ihre Erasmus+ Projekte informiert sind.
Darüber hinaus werden Ihre online bei der Nationalen Agentur (NA) im PAD eingereichten Dokumente zur Bewirtschaftung der Fördermittel und zur Berichterstattung der Behörde in Bezug auf EU-Fördermittel benötigt.
Deshalb gilt:

Alle online bei der NA eingereichten Dokumente sind bitte unaufgefordert zeitgleich mit der Einreichung bei der NA als PDF-Datei an das Referat Europa und Internationales zu senden.

Zu den bei der BSB vorzulegenden Dokumenten zählt bspw.

  • der Akkreditierungsantrag
  • die mit der Nationalen Agentur geschlossene Finanzhilfevereinbarung. Fördermittel können von der BSB erst dann auf das Projektkonto einer Schule ausgezahlt werden, wenn die unterschriebene Finanzhilfevereinbarung als buchungsbegründende Unterlage vorliegt.
Wie sind die Schüler:innen während einer Mobilität versichert?
  • Bei Gruppenmobilitäten gelten die allgemeinen Vorgaben für Schulfahrten.
  • Bei Einzelmobilitäten gilt:
    Grundsätzlich sind Schüler:innen während des Besuchs von allgemein- bzw. berufsbildenden Schulen gesetzlich unfallversichert. Voraussetzung hierfür ist, dass die Maßnahme im organisatorischen Verantwortungsbereich der Schule liegt. Durch die Akkreditierung liegt die Trägerschaft für die Maßnahme bei der Schule und sie ist nach den maßgeblichen Erasmus+ Qualitätsstandards verantwortlich für die Kernaufgaben der Projektdurchführung. Als Nachweis hierfür können die Teilnehmervereinbarung und die Lernvereinbarung des PAD genutzt werden (zu finden unter Erasmus Plus Schule: Downloadcenter | Erasmus+ Schule).

Für einen vollumfänglichen Versicherungsschutz sollten die Eltern ggf. zusätzliche Versicherungen abschließen, z. B. eine

  • Reise-Krankenversicherung
    zusätzlich zur europäischen Krankenversicherungskarte
  • Reise-Haftpflichtversicherung
  • private Reise-Unfallversicherung.

Wichtige Dokumente sollten in Kopie mitgeführt werden.

Mittelabruf
Mittelabruf beim PAD - Formblatt Finanzangaben
Vor Vertragsabschluss mit dem PAD ist für den Mittelabruf eine Bankverbindung anzugeben. Bitte beachten Sie, dass EU-Fördermittel für staatliche allgemeinbildende Hamburger Schulen zunächst im Haushalt der Schulbehörde vereinnahmt werden müssen.
Die dafür erforderlichen Angaben haben wir bereits für Sie im Formblatt Finanzangaben eingetragen. Bitte verwenden Sie deshalb unbedingt das hier zur Verfügung stehende Formular und ergänzen Sie den Verwendungszweck im Feld Anmerkungen, indem Sie hinter der Vertragsgegenstandsnummer Ihre 4-stellige Schulnummer, gefolgt vom abgekürzten Schulnamen (Beispiel) eintragen. Anschließend drucken Sie das Formblatt bitte aus und lassen es von Ihrer Schulleitung im Feld Unterschrift des Kontoinhabers unterschreiben.
Das unterschriebene, gescannte Formblatt laden Sie dann zusammen mit der Hamburger Anlage zum Formblatt im Registrierungsportal ORS hoch.
Mittelabruf bei der BSB - Finanzielle Abwicklung
Reisen ohne Schüler:innen erfolgen als Dienstreise.
Die Fördermittel für diese Maßnahmen werden von der BSB verwahrt und behördenintern verwaltet:

    • Die reisenden Lehrkräfte beantragen eine Dienstreise.
    • Im Falle der Genehmigung erfolgt die Kostenübernahme zunächst durch die Reisekostenabteilung der BSB.
    • Die Reisekostenabteilung rechnet im Nachgang mit dem Referat Europa und Internationales der BSB ab und lässt sich die verauslagten Kostenm aus den verwahrten Fördermitteln erstatten.
Reisen mit Schüler:innen im Rahmen von Erasmus+ gelten als Schulfahrt.
Die Mittel für diese Mobilitäten können Sie bei der BSB abrufen und über ein Projektkonto selbst verwalten.
Vor Beendigung des Projekts können maximal 80 Prozent der bewilligten Fördermittel abgerufen werden. es kann nur der für Mobilitäten von Schüler:innen vorgesehene Teil der Fördermittel abgerufen werden; für Mobilitäten von Lehrkräften bewilligte Mittel müssen bei der BSB verbleiben.
Zum Abruf der Mittel bei der BSB verwenden Sie bitte das Formular manuelle Belegerfassung. Bitte

  • speichern Sie das Formular (Word-Dokument) auf Ihrem Rechner,
  • öffnen Sie das gespeicherte Formular. Sofern Ihr Rechner das Dokument in einer geschützten Ansicht öffnet, klicken Sie bitte auf die Schaltfläche „Bearbeitung aktivieren“:
  • wählen Sie im Feld Themengebiet den Eintrag „Erasmus+ Abforderung auf das Projektkonto“ und bestätigen Sie die Eingabe, indem Sie das Formularfeld verlassen. Daraufhin werden automatisch die Überschriften für die erforderlichen Angaben gesetzt, so dass Sie dann den Rest des Formulars ausfüllen können.
  • drucken Sie das vollständig ausgefüllte Formular aus und lassen es von Ihrer Schulleitung unterschreiben,
  • scannen Sie das ausgefüllte und unterschriebene Formular und senden den Scan per E-Mail an das Referat Europa und Internationales.
Fragen zum Projektkonto
Was ist ein Projektkonto und warum wird es benötigt?
Alle Erasmus+ Fördermittel müssen entsprechend haushaltsrechtlicher Bestimmungen zunächst durch die BSB vereinnahmt werden.

  • Zum Abruf der Mittel zur Finanzierung von Mobilitäten von Schüler:innen muss die Schule ein Projektkonto einrichten. Von der Erasmus+ Schule bei der BSB abgerufene Mittel für Mobilitäten von Schüler:innen werden auf das Projektkonto überwiesen.
  • Sollte Ihre Schule ausschließlich Lehrkräfte-Mobilitäten planen, ist kein Projektkonto erforderlich. Die Abrechnung erfolgt im Rahmen einer Dienstreise.

Das Projektkonto ist von der:dem Schulleiter:in als Treuhandkonto z. B. bei der HASPA einzurichten.  Eine weitere Lehrkraft – i. d. R. die:der Erasmus+ Koordinator:in –  ist als zeichnungsberechtigt für das Konto einzutragen. Beide führen das Treuhandkonto zwar unter ihrem Namen, handeln aber auf fremde Rechnung, sie verwalten das fremde Vermögen treuhänderisch für die Schule.

Auf dem Erasmus+ Projektkonto dürfen ausschließlich die EU-Fördermittel für Ihre Erasmus+ Projekte verwaltet werden.

Wie eröffne ich ein Projektkonto?
Um als Schulleitung ein Projektkonto zu eröffnen, benötigen Sie ein Formblatt der BSB, das die Kriterien für das Projektkonto darlegt. Das Formblatt wird Ihnen übersandt, sobald Sie die unterschriebene Finanzhilfevereinbarung an die BSB übermittelt haben.
Neben der Schulleitung muss eine weitere Lehrkraft – i.d.R. die:der Erasmus+ Koordinator:in – zeichnungsberechtigt sein. Im Zuge der Kontoeröffnung ist außerdem ein:e Schüler:in als „wirtschaftlich Berechtigte:r“ anzugeben.
Etwaige Kontoführungsgebühren können aus den Fördermitteln gezahlt werden.

Für weitere Fragen zur Kontoeröffnung kontaktieren Sie bitte Ihre Bankfiliale.

Zählt das Projektkonto zum Privatvermögen der Schulleitung?
Nein. Das Geld zählt nicht zum Privatvermögen der Schulleitung, da diese es nur treuhänderisch verwaltet. Eine private Haftung z. B. bei Kartenverlust ist damit ausgeschlossen. Eine Ausnahme bildet grob fahrlässiges oder vorsätzliches Verhalten.
Für Details hierzu kontaktieren Sie bitte Ihre Bankfiliale.
Kann statt eines Projektkontos ein Schulvereinskonto genutzt werden?
Die Nutzung eines Schulvereinskontos zur Abwicklung von Erasmus+ Projekten ist nicht zulässig. Es ist zwingend ein projektbezogenes Treuhandkonto zu nutzen.
Darf ein Handgeld für Gruppenmobilitäten vom Projektkonto auf das Privatkonto der Begleit-Lehrkraft überwiesen werden?
Nein, eine Überweisung der Fördermittel auf Privatkonten von Lehrkräften dies ist aus haushaltsrechtlichen Gründen nicht zulässig.
Das Handgeld kann vor Beginn der Mobilität bar an die Begleit-Lehrkraft ausgezahlt werden. Alternativ bzw. ergänzend kann für die Begleit-Lehrkraft eine Debitkarte für das Projektkonto beantragt werden, so dass während des Auslandsaufenthalts Bargeld abgehoben werden kann.
Können mehrere Debitkarten für ein Projektkonto beantragt werden?
Ja, Sie können bei Ihrer Bankfiliale zusätzliche Debitkarten beantragen. Das ist insbesondere dann sinnvoll, wenn eine andere Lehrkraft als die:der Schuleiter:in bzw. die:der Projektkoordinator:in die Mobilität begleitet und nicht zu viel Bargeld mit sich führen möchte. Die Kosten für zusätzliche Debitkarten können als Kontoführungsgebühr aus den Fördermitteln bezahlt werden.
Dürfen Fördermittel für Einzelmobilitäten auf das Privatkonto der Familie überwiesen werden?
Fördermittel für eine Einzelmobilität können i. H. des für die:den betreffenden Schüler:in bewilligten Anteils auf das Privatkonto der Familie überwiesen werden, weil die:der Schüler:in originäre:r Empfänger:in dieser Fördersumme ist.
Welche Unterlagen sind für die Mittelabforderung bei der BSB vorzulegen?
Eine Mittelabforderung ist erst möglich, wenn der BSB Ihre Finanzhilfevereinbarung vorliegt.
Für die Abforderung der Mittel für Mobilitäten von Schüler:innen ist dann nur noch das unterschriebene Formular manuelle Belegerfassung (siehe Mittelabruf bei der BSB – Finanzielle Abwicklung) einzureichen. Ein Kostenvoranschlag wird nicht benötigt.
Wie lange dauert es bis das Geld auf dem Projektkonto eingeht?
Von Ihrer Mittelabforderung bis zum Eingang des Geldes auf dem Projektkonto dauert es i. d. R. 7 – 14 Tage, vollständige Unterlagen vorausgesetzt.
Fragen zu Dienstreisen
Welche Fahrten gelten als Dienstreise?
Als Dienstreisen gelten alle Reisen, die Lehrkräfte im Rahmen von Erasmus+ ohne Schüler:innen antreten, also z.B. die Teilnahme an Fortbildungskursen im Ausland, an Vorbereitungstreffen mit Partnerschulen sowie Hospitationen oder Job-Shadowing in europäischen Partnerschulen.

Ausnahme: Die Reise als Begleitperson, um eine:n Schüler:in für eine Einzelmobilität ins Zielland zu bringen, gilt ebenfalls als Dienstreise.

Was muss bei der Beantragung von Dienstreisen beachtet werden?
Dienstreisen unterliegen landesrechtlichen Vorgaben und müssen mindestens sechs Wochen vor dem vorgesehen Reisebeginn beantragt werden; enthält der 6-Wochen-Zeitraum Ferien, verlängert sich der Vorlauf entsprechend.
Verbindliche Buchungen dürfen erst nach Genehmigung der Dienstreise getätigt werden, auch wenn durch den Erhalt der EU-Fördermittel keine Kosten zu Lasten der BSB bzw. der Schule entstehen. Buchen Sie die Reise vor Erhalt der Genehmigung, geschieht dies auf eigene Gefahr.
Dienstreisen werden nicht rückwirkend genehmigt, Kosten für nicht genehmigte Dienstreisen werden nicht erstattet.
Welche Unterlagen müssen für die Genehmigung einer Dienstreise eingereicht werden?
Davon ausgehend, dass der BSB die bewilligte Akkreditierung und die Finanzhilfevereinbarung für die entsprechende Maßnahme bereits als pdf-Datei vorliegen, werden darüberhinaus folgende Dokumente benötigt:

  • Scan/Kopie der bewilligten Akkreditierung und der Finanzhilfevereinbarung
  • Antrag auf Genehmigung einer Auslandsdienstreise
  • Erasmus+ Beiblatt zum Antrag auf Genehmigung einer Auslandsdienstreise
  • Einladung und/oder Programm (s. Beiblatt)
  • Kostenaufstellung

Die genannten Dokumente finden Sie in Ihrem schulischen eduPort im Modul Dateien > Für mich freigegeben > Erasmus_plus

Können die Dienstreisen einer Gruppe von Lehrkräften gemeinsam beantragt werden?
Reisen mehrere Lehrkräfte gemeinsam, um bspw. an derselben Fortbildung teilzunehmen, ist die Buchung über ein Reisebüro sinnvoll. Bitten Sie das Reisebüro aber, Einzelrechnungen auszustellen, denn jede:r Teilnehmer:in muss selbständig die Dienstreise beantragen und die eigenen Kosten abrechnen.
Müssen die Kosten der Dienstreise bis zur Abrechnung nach Rückkehr verauslagt werden?
Sobald Sie die Genehmigung Ihrer Dienstreise erhalten, können Sie in der Reisekostenabteilung eine Abschlagszahlung beantragen.
Darf eine Reiserücktrittsversicherung für die Dienstreise abgeschlossen werden?
Kosten für eine Reiserücktrittsversicherung werden nicht erstattet.
Ist ein Dienstreiseantrag erforderlich, wenn die Schule Partnerschule oder Teil eines internationalen Konsortiums ist?
Ja.
Aufgrund landesrechtlicher Vorgaben und aus Versicherungsschutzgründen ist die Beantragung von Dienstreisen auch dann erforderlich, wenn die Hamburger Erasmus+ Schule Partnerschule oder Teil eines Konsortiums ist.
Kann die Dienstreise mit einer privaten Reise verbunden werden?
Grundsätzlich besteht die Möglichkeit, Dienstreisen mit Privatreisen zu verbinden.
Sollte die Privatreise die Dienstreise jedoch um mehr als fünf Arbeitstage überschreiten (vor- und nachgelagert sowie unterbrochen), werden die Kosten für die Hin- und Rückreise nicht erstattet. Es können dann nur die zusätzlich für die Erledigung des Dienstgeschäftes vor Ort entstandenen Kosten als Fahrkosten oder Wegestreckenentschädigung sowie Übernachtungskosten und Tagegelder für die Dauer des Dienstgeschäfts erstattet werden.
Das Reisekostenrecht definiert einen Arbeitstag als Tag, an dem das Arbeiten ohne besondere Einschränkungen gesetzlich zulässig ist, mithin alle Kalendertage, die nicht Sonn- oder gesetzliche Feiertage sind.
Fragen zum Buchführungstool der BSB
Was ist das Buchführungstool der BSB?
Die Schule ist zu einer angemessenen Buchhaltung und Archivierung sämtlicher Belege verpflichtet, damit die Einnahmen und Ausgaben im Rahmen des Erasmus+ Projekts über die gesamte Laufzeit jederzeit vollständig nachvollzogen werden können.
Der Nachweis der ordnungsgemäßen Verwendung gegenüber der BSB erfolgt mittels einer Excel-Tabelle, dem sogenannten Erasmus+ Buchführungstool.

Sie finden die Datei in Ihrem schulischen eduPort im Modul Dateien > Für mich freigegeben > Erasmus_plus.

Die Excel-Tabelle hat mehrere Tabellenblätter (Hinweise | Anleitung | Projektanzeige | Projektabrechnung | Ausgaben Projektkonto | Einnahmen Projektkonto | Wichtige Links). Bitte achten Sie darauf, die Excel-Mappe in maximierter Ansicht darzustellen, damit Sie das Blattregister am unteren Rand sehen können. Das Maximierungssymbol befindet sich oben rechts in der Excel-Anwendung.

Das Buchführungstool ersetzt nicht das Beneficiary Module (ehemals Mobility Tool) der Nationalen Agentur im PAD, Berichtspflichten entsprechend den Vorgaben der Finanzhilfevereinbarung bleiben unberührt.

Ist das Buchführungstool verpflichtend?
Ja, das Führen des Buchführungstools durch die Erasmus+ Schulen ist für alle Projekte der neuen Förderperiode verpflichtend. Dies gilt auch für bereits im Jahr 2021 gestartete Erasmus+ Projekte, für die die Angaben ggf. rückwirkend gemacht werden müssen.
Können schuleigene Kassenbücher / Excellisten das Buchführungstool ersetzen?
Nein, bitte nutzen Sie das Buchführungstool der BSB und übertragen ggf. bereits vorhandene Einträge aus Ihrem Kassenbuch in die neue Tabelle.
Was ist bei der Buchführung zu beachten?
Siehe dazu die TAB-Reiter „Hinweise“ und „Anleitung“ im Buchführungstool.
Beschaffung von Sachgegenständen
Dürfen Erasmus+ Fördermittel zur Anschaffung von Sachgegenständen genutzt werden?
Grundsätzlich ja. Wichtig ist dabei, dass die Mittel projektbezogen ausgegeben werden. Bitte halten Sie bei allen größeren, nicht unmittelbar mobilitätsbezogenen Ausgaben (z.B. Anschaffung von Geräten, Medien etc.) Rücksprache mit dem Referat Europa und Internationales.

ACHTUNG: Die Anschaffung allgemeiner Schul- oder IT-Ausstattung (z.B. Tische, PC, interaktive Tafel) aus Erasmus+ Mitteln ist nicht zulässig.

Müssen Anschaffungen von Sachgegenständen über VOL-Scheine erfolgen?
Ja – auch für die Verwendung der EU-Fördermittel gelten die Rahmenvereinbarungen. Für Beschaffungen sind daher VOL-Bestellscheine zu verwenden.

Bitte bezahlen Sie die Rechnungen für Sachgegenstände zunächst aus dem Schulbudget. Anschließend überweisen Sie bitte den Rechnungsbetrag vom Projektkonto ins Schulbudget. Auf diese Weise lassen sich die Gegenstände eindeutig dem Eigentum der Schule zuordnen, etwaige Gewährleistungs- oder Schadensersatzansprüche stehen der Schule zu.

Bei Fragen zur Beschaffung wenden Sie sich bitte an die Beschaffungsstelle der BSB.

Noch offene Fragen?
Die für Hamburger Schulen zuständigen Kontaktpersonen beim PAD entnehmen Sie bitte der Homepage des PAD.
In der BSB berät Sie das Referat Europa und Internationales.
Projektverantwortliche beruflicher Schulen wenden sich bitte in allen Fragen an das HIBB.