Wir möchten die Hamburger Erasmus+ Schulen optimal beraten und unterstützen. Das ist nur möglich, wenn wir umfassend über Ihre Erasmus+ Projekte informiert sind.
Darüber hinaus werden Ihre online bei der Nationalen Agentur (NA) im PAD eingereichten Dokumente zur Bewirtschaftung der Fördermittel und zur Berichterstattung der Behörde in Bezug auf EU-Fördermittel benötigt.
Deshalb gilt:

Zu den bei der BSB vorzulegenden Dokumenten zählt bspw.

• der Akkreditierungsantrag
• die mit der Nationalen Agentur geschlossene Finanzhilfevereinbarung. Fördermittel können von der BSB erst dann auf das Projektkonto einer Schule ausgezahlt werden, wenn die unterschriebene Finanzhilfevereinbarung als buchungsbegründende Unterlage vorliegt.

• Bei Gruppenmobilitäten gelten die allgemeinen Vorgaben für
  SchulfahrtenDas Öffnen von Seiten im Intranet auf privaten Endgeräten erfordert Zugangsdaten. Bitte geben Sie Ihre eduPort Zugangsdaten ein.
• Bei Einzelmobilitäten gilt:
  Grundsätzlich sind Schüler:innen während des Besuchs von allgemein- bzw. berufsbildenden Schulen im EU-Ausland gesetzlich unfallversichert. Voraussetzung hierfür ist, dass die Maßnahme im organisatorischen Verantwortungsbereich der Schule liegt. Durch die Akkreditierung liegt die Trägerschaft für die Maßnahme bei der Schule und sie ist nach den maßgeblichen Erasmus+ Qualitätsstandards verantwortlich für die Kernaufgaben der Projektdurchführung. Als Nachweis hierfür können die Teilnehmervereinbarung und die Lernvereinbarung des PAD genutzt werden (zu finden unter Erasmus Plus Schule: Downloadcenter | Erasmus+ Schule). Dasselbe gilt für ein Auslandspraktikum als Langzeitmobilität, wenn dieses durch die Schule organisiert wurde und ebenfalls im organisatorischen Verantwortungsbereich der Schule liegt.

Da Schüler:innen nur im Rahmen des Schulbesuchs/Praktikums bzw. damit im sachlichen Zusammenhang stehenden Tätigkeiten versichert sind, sollten die Eltern für einen vollumfänglichen Versicherungsschutz ggf. eine Reise-Krankenversicherung (zusätzlich zur europäischen Krankenversicherungskarte) abschließen. Denkbar sind auch weitere Versicherungen wie Reise-, Haftpflicht- und Unfallversicherung. Bitte führen Sie wichtige Dokumente zusätzlich in Kopie mit.

Alle Erasmus+ Fördermittel müssen zunächst durch die BSB vereinnahmt und verwaltet werden. Um sie der Erasmus-Schule für Schülermobiltäten zur Verfügung zu stellen, muss die Schule zwingend ein Projektkonto einrichten.
Dabei handelt es sich um ein Lehrertreuhandkonto, bei dem verschiedene Dritte (sogenannte Treugeber) Eigentümer des Guthabens sind. Das Konto ist von der Schulleitung sowie einer Lehrkraft – i.d.R. der/die Erasmus+ Koordinator:in – einzurichten. Beide führen das Treuhandkonto zwar unter ihren Namen, handeln aber auf fremde Rechnung d.h. sie verwalten das fremde Vermögen lediglich treuhänderisch. Auf dieses Projektkonto gehen alle von der Schule bei der BSB abgerufenen Erasmus+ Fördermittel ein. Zudem dürfen auf diesem Konto ausschließlich die projektbezogenen EU-Fördermittel verwaltet werden.

Um als Schulleitung (oder Erasmus+ Koordinator:in) ein Projektkonto zu eröffnen, benötigen Sie ein Formblatt der BSB, das die Kriterien für das Projektkonto darlegt. Wenn Ihnen dieses nach erfolgreicher Akkreditierung noch nicht von der BSB zugesendet wurde, sprechen Sie dafür einfach das Referat Europa und Internationales an.
Neben der Schulleitung muss eine weitere Lehrkraft – i.d.R. die:der Erasmus+ Koordinator:in – zeichnungsberechtigt sein. Im Zuge der Kontoeröffnung ist außerdem ein:e Schüler:in als „wirtschaftlich Berechtigte:r“ anzugeben.
Etwaige Kontoführungsgebühren können aus den Fördermitteln gezahlt werden.

Für weitere Fragen zur Kontoeröffnung kontaktieren Sie bitte Ihre Bankfiliale.

Nein. Das Geld zählt nicht zum Privatvermögen der Schulleitung, da diese:r nicht die/der Eigentümer:in des eingezahlten Geldes ist und es nur stellvertretend verwaltet (s. auch Antwort zu Frage 1). Eine private Haftung z.B. bei Kartenverlust ist damit ausgeschlossen. Eine Ausnahme bildet grob fahrlässiges oder vorsätzliches Verhalten. Darunter fällt auch, die Bankkarte inkl. PIN einer anderen Person mitzugeben.
Für Details hierzu kontaktieren Sie bitte Ihre Bankfiliale.

Die Nutzung eines Schulvereinskontos zur Abwicklung von Erasmus+ Projekten ist nicht zulässig. Es ist zwingend ein projektbezogenes Treuhandkonto zu nutzen.

Nein, dies ist aus rechtlichen Gründen nicht zulässig. Für den Fall, dass die begleitende Lehrkraft selbst ein eigenes Lehrertreuhandkonto – beispielsweise zur Organisation von Klassenfahrten – besitzt, kann das Geld, das vor Ort im Ausland benötigt wird, unmittelbar vor der Reise dorthin überwiesen werden.

Zahlen/Buchen Sie daher möglichst viel vor der Reise und nutzen Sie während der Mobilitäten ansonsten bitte bevorzugt die Geldkarte des Projektkontos oder Bargeld.

Ausgaben, die eine Lehrkraft vor der Mobilität auf Rechnung tätigt, zählen nicht zum Handgeld und dürfen bei Vorlage der Rechnung auf das Privatkonto der Lehrkraft erstattet werden.

Dies variiert je Bank. Bitte kontaktieren Sie Ihre Filiale für eine mögliche Beantragung. Die Kosten für zusätzliche Karten können als Kontoführungsgebühr aus den Fördermitteln bezahlt werden.

Ja. Der der der:dem Schüler:in im Rahmen der Einzelmobilität zustehende Anteil der Fördermittel darf auf das Privatkonto der Familie ausgezahlt werden.

Eine Mittelabforderung ist erst möglich, wenn der BSB Ihre Finanzhilfevereinbarung vorliegt.
Um die im Hamburger Haushalt vereinnahmten Fördermittel Ihrer Schule abzufordern, nutzen Sie bitte das Formular Manuelle Belegerfassung (siehe Mittelabruf bei der BSB – Finanzielle Abwicklung). Bitte speichern Sie das Dokument erst auf Ihrem Rechner und öffnen Sie das gespeicherte Formular. Sofern Ihr Rechner das Dokument in einer geschützten Ansicht öffnet, klicken Sie bitte auf die Schaltfläche „Bearbeitung aktivieren“.

Scannen Sie das ausgefüllte und von der Schulleitung unterschriebene Formular anschließend ein und senden es elektronisch an europa@bsb.hamburg.de.

Es wird das ausgefüllte und von der Schulleitung unterschriebene Formular zur manuellen Belegerfassung benötigt. Zudem muss Ihre Finanzhilfevereinbarung vorliegen. Ein Kostenvoranschlag o.Ä. wird für eine Mittelabforderung nicht benötigt.

Von Ihrer Mittelabforderung bis zum Eingang des Geldes auf dem Projektkonto dauert es i. d. R. 10 – 14 Tage, vollständige Unterlagen vorausgesetzt.

Als Dienstreisen gelten alle Reisen, die Lehrkräfte im Rahmen von Erasmus+ ohne Schüler:innen antreten, also z.B. die Teilnahme an Fortbildungskursen im Ausland, an Vorbereitungstreffen mit Partnerschulen sowie Hospitationen oder Job-Shadowing in europäischen Partnerschulen.

Ausnahme: Die Reise als Begleitperson, um eine:n Schüler:in für eine Einzelmobilität ins Zielland zu bringen, gilt ebenfalls als Dienstreise.

Dienstreisen unterliegen landesrechtlichen VorgabenDas Öffnen von Seiten im Intranet auf privaten Endgeräten erfordert Zugangsdaten. Bitte geben Sie Ihre eduPort Zugangsdaten ein und müssen mindestens sechs Wochen vor dem vorgesehen Reisebeginn beantragt werden; auch wenn durch den Erhalt der EU-Fördermittel keine Kosten zu Lasten der BSB bzw. der Schule entstehen. Reisen können nicht rückwirkend genehmigt werden. Kosten, die über den dort vorgegebenen Höchstsätzen liegen, werden nicht erstattet und müssen vom Reisenden privat finanziert werden. Dies gilt auch, wenn die EU-Vorgaben höhere Ausgabesätze erlauben.

Davon ausgehend, dass der BSB die bewilligte Akkreditierung und die Finanzhilfevereinbarung für die entsprechende Maßnahme bereits als pdf-Datei vorliegen, werden darüber hinaus folgende Dokumente benötigt:

• Antrag auf Genehmigung einer Auslandsdienstreise
• Erasmus+ Beiblatt zum Antrag auf Genehmigung einer Auslandsdienstreise
• Einladung und/oder Programm (s. Beiblatt)
• Kostenaufstellung

Die genannten Dokumente finden Sie in Ihrem schulischen eduPort im Modul Dateien > Für mich freigegeben > Erasmus_plus

Reisen mehrere Lehrkräfte gemeinsam, um bspw. an derselben Fortbildung teilzunehmen, ist die Buchung über ein Reisebüro sinnvoll. Bitten Sie das Reisebüro aber, Einzelrechnungen auszustellen, denn jede:r Teilnehmer:in muss selbständig die Dienstreise beantragen und die eigenen Kosten abrechnen.

Sobald Sie die Genehmigung Ihrer Dienstreise erhalten, können Sie in der Reisekostenabteilung eine Abschlagszahlung beantragen.

Ja.
Aufgrund landesrechtlicher Vorgaben und aus Versicherungsschutzgründen ist die Beantragung von Dienstreisen auch dann erforderlich, wenn die Hamburger Erasmus+ Schule Partnerschule oder Teil eines Konsortiums ist.

Grundsätzlich besteht die Möglichkeit, Dienstreisen mit Privatreisen zu verbinden.
Sollte die Privatreise die Dienstreise jedoch um mehr als fünf Arbeitstage überschreiten (vor- und nachgelagert sowie unterbrochen), werden die Kosten für die Hin- und/oder Rückreise nicht erstattet.

Die Schule ist zu einer angemessenen Buchhaltung und Archivierung sämtlicher Belege verpflichtet, damit die Einnahmen und Ausgaben im Rahmen des Erasmus+ Projekts über die gesamte Laufzeit jederzeit vollständig nachvollzogen werden können.
Der Nachweis der ordnungsgemäßen Verwendung gegenüber der BSB erfolgt mittels einer Excel-Tabelle, dem sogenannten Erasmus+ Buchführungstool.

Sie finden die Datei in Ihrem schulischen eduPort im Modul Dateien > Für mich freigegeben > Erasmus_plus.

Die Excel-Tabelle hat mehrere Tabellenblätter (Hinweise | Anleitung | Projektanzeige | Projektabrechnung | Ausgaben Projektkonto | Einnahmen Projektkonto | Wichtige Links). Bitte achten Sie darauf, die Excel-Mappe in maximierter Ansicht darzustellen, damit Sie das Blattregister am unteren Rand sehen können. Das Maximierungssymbol befindet sich oben rechts in der Excel-Anwendung.

Das Buchführungstool ersetzt nicht das Beneficiary Module (ehemals Mobility Tool) der Nationalen Agentur im PAD, Berichtspflichten entsprechend den Vorgaben der Finanzhilfevereinbarung bleiben unberührt.

Ja, das Führen des Buchführungstools durch die Erasmus+ Schulen ist für alle Projekte der neuen Förderperiode verpflichtend. Dies gilt auch für bereits im Jahr 2021 gestartete Erasmus+ Projekte, für die die Angaben ggf. rückwirkend gemacht werden müssen.

Nein, bitte nutzen Sie das Buchführungstool der BSB und übertragen ggf. bereits vorhandene Einträge aus Ihrem Kassenbuch in die neue Tabelle.

Siehe dazu die TAB-Reiter „Hinweise“ und „Anleitung“ im Buchführungstool.

Grundsätzlich ist dies erlaubt. Wichtig ist dabei, dass die Mittel projektbezogen ausgegeben werden, das heißt, im Zusammenhang mit dem Erasmus+ Projekt verwendet werden. Bitte halten Sie bei allen größeren, nicht unmittelbar mobilitätsbezogenen Ausgaben (wie z.B. Geräten, Medien etc.) Rücksprache mit dem Referat Europa und Internationales.
Anschaffungen zur allgemeinen Schul- und IT-Ausstattung (z.B. Tische, PC, interaktive Tafel etc.) sind allerdings von den Schulen aus den dafür zur Verfügung stehenden Geldern zu finanzieren. Eine Finanzierung aus Erasmus+ Mitteln ist nicht möglich.

Ja. Da Schulen als Empfängerinnen und Verwenderinnen von EU-Fördermitteln auch den landesrechtlichen Vorgaben unterliegen, gelten die verbindlichen Rahmenvereinbarungen zur Beschaffung auch im Rahmen von Erasmus+.
Allerdings müssen VOL-Scheine nur für Sachgegenstände genutzt werden, die nach dem Projekt im Besitz der Schule verbleiben (z.B. Tablet). Für Sachgegenstände, die ins Eigentum der Schüler:innen übergehen (z.B. Werbeartikel, Materialien die innerhalb des Projektes verbraucht werden) müssen keine VOL-Scheine genutzt werden.
Bitte zahlen Sie die Rechnungen für Sachgegenstände zuerst aus dem Schulbudget. Sobald die Rechnung gezahlt wurde, zahlen Sie bitte den Betrag vom Projektkonto ins Schulbudget ein.
Auf diese Weise bleiben die Eigentumsverhältnisse und etwaige Gewährleistungs- oder Schadensersatzansprüche klar.

Bezüglich „Restgeldern“ muss zwischen dem Restbetrag von 20 Prozent nach Abschluss des Projektes und möglicherweise durch die wirtschaftliche Durchführung der Mobilitäten übrig gebliebene Fördermittel unterschieden werden.
Der Restbetrag von 20 Prozent wird vom PAD geleistet, wenn die dementsprechenden Voraussetzungen gemäß den Bestimmungen in der Finanzhilfevereinbarung erfolgt sind, und dient der Erstattung oder Deckung der verbleibenden förderfähigen Kosten, die dem Begünstigten im Zuge der Durchführung des Projekts entstanden sind. Fragen hierzu beantwortet Ihnen gerne Ihre jeweilige Ansprechperson beim PAD.

Im Gegensatz dazu stehen möglicherweise übrig gebliebene Fördermittel, die beispielsweise durch die wirtschaftliche Durchführung von Mobilitäten entstehen können. Diese können laut PAD relativ frei im Sinne des Erasmus+ Projektes verwendet werden und bedürfen keiner Belege im Beneficiary Module. Durch die Vereinnahmung im Hamburger Haushalt muss ihre Verwendung aber gegenüber der BSB im Buchführungstool nachgewiesen werden. Denkbar sind hier Ausgaben für Veröffentlichungen, Werbematerial, Unterrichtsmaterial im Erasmus+ Projekt, kleinere elektronische Anschaffungen o.Ä. Dennoch müssen Sie beachten, dass diese im Sinne des Erasmus+ Projektes verwendet werden und bei größeren, nicht unmittelbar mobilitätsbezogenen Ausgaben Rücksprache mit uns gehalten werden muss.
Für die Art der Verwendung gibt es zwei Optionen (bitte beachten Sie, dass bei beiden Optionen im Buchführungstool deutlich werden muss, wofür diese Gelder eingesetzt werden):

• Die Restgelder werden nach Abschluss des Projektes weiter im selben Projekt ausgegeben (im gleichen Buchführungstool). Die Mittel müssen in diesem Fall bis spätestens ein Jahr nach Projektende verwendet worden sein. Sollte ihre Abrechnung bereits vorher vom Europa-Referat geprüft worden sein, kommt dieses nach ca. ein Jahr wieder auf Sie zu.

• Alternativ können Sie die Restgelder mit ins nächste Projekt (=ins nächste Mittelabrufsjahr) nehmen. In diesem Fall gibt es keine Frist, bis wann die Mittel verwendet worden sein müssen. Verbuchen Sie diese dafür in ihrem aktuellen Buchführungstool unter Ausgaben (im Bemerkungsfeld: Übertrag ins nächste Projekt KA121-xxx) und im neuen Projekt/Buchführungstool unter Einnahmen (im Bemerkungsfeld: Übertrag aus Projekt KA121-xxx).