Vergewissere Dich, dass

• Deine Eltern die Teilnahmebedingungen akzeptieren,
  und
  
• die Schule Deine Bewerbung unterstützt.

Bewerbungen können nur innerhalb des Bewerbungszeitraums angenommen werden. Für die Suisse Romande beginnt der Bewerbungszeitraum am 1. November. Der Bewerbungsschluss wird auf der Programmseite Suisse Romande veröffentlicht.

Da die Bewerbung aus mehreren Schritten besteht, wird empfohlen, damit nicht erst in der Woche des Bewerbungsschlusses zu beginnen.

1. der Online-Bewerbung in Hamburg
   Nach vollständigem Ausfüllen der online-Anmeldung werden Deine Daten in elektronischer Form an die Behörde übermittelt.
   Gleichzeitig wird Dein persönliches Bewerbungsfomular mit Deinen Angaben generiert und als pdf-Formular zum download angeboten.
2. der Online-Einschreibung bei der Schweizer Behörde
   und
3. den ausgedruckten, unterschriebenen und um diverse Anlagen (siehe Einzureichende Papiere) ergänzten Bewerbungsunterlagen.

Was ist beim Ausfüllen der Online-Bewerbung zu beachten?
Dein Bewerbungsformular wird durch das Ausfüllen der online-Anmeldung generiert. Bitte fülle deshalb die aktuelle Online-Anmeldung über nachfolgenden Link aus und verwende kein pdf-Formular früherer Austauschjahrgänge.

• Bitte fülle die Online-Anmeldung in französischer Sprache aus.
• Die meisten Fragen in der Online-Anmeldung besitzen den Status „Eintrag erforderlich“. Dies soll verhindern, dass eine Frage übersehen wird. Ggf. kannst Du Fragen mit „n/a“ (not available) „none“ „nil“ bzw. mit „non“ „aucun“ oder „-“ beantworten
• Manche Felder sind mit Gültigkeitsregeln versehen. Es kann sein, dass Du einen Hinweis auf einen nicht gültigen Wert erhältst, obwohl Dein Eintrag scheinbar den Regeln entspricht. Prüfe dann, ob sich vielleicht ein störendes Leerzeichen (etwa in einem Zahlenfeld oder hinter der E-Mail-Adresse) befindet.
• Aus Sicherheitsgründen wird die Eingabe in die Online-Anmeldung nach 20 Minuten ohne registrierbare Aktivität ungültig. Die bis dahin eingegebenen Daten gehen verloren. Du kannst dies vermeiden, in dem Du vor Ablauf der 20 Minuten eine Seite zurückblätterst.
• Möchtest Du die Eingabe Deiner Daten unterbrechen und zu anderer Zeit fortsetzen, schließe bitte nicht einfach Deinen Web-Browser (dann gingen die bisherigen Eingaben verloren), sondern klicke auf die Schaltfläche unterbrechen. Es wird eine Sicherungskopie in Form einer HTML-Datei gespeichert, mit der Du später weiterarbeiten kannst.
• Es ist empfehlenswert, auf der Seite mit der letzten Frage (das ist die Frage „Hast Du besondere Wünsche“), noch einmal eine html-Sicherungsdatei zu speichern, denn nach dem Absenden der Daten sind Deine Einträge unveränderlich. Möchtest Du später doch noch Korrekturen vornehmen, kannst Du Deine HTML-Sicherungsdatei aufrufen, die Änderungen eintragen und den Datensatz erneut an die Behörde absenden. Der frühere Datensatz wird damit überschrieben.
• Bietet eines der Felder nicht genügend Platz für Deine Antwort, kannst Du in dem als Anlage beizufügenden Motivationsschreiben näher darauf eingehen.
• Nach dem Ausfüllen der letzten Seite der Online-Anmeldung (das ist die Frage „Hast Du besondere Wünsche“) werden über die Schaltfläche „weiter“ die von Dir gemachten Angaben automatisch an die Behörde für Schule und Berufsbildung übermittelt.
• Jetzt steht Dein persönliches Bewerbungsformular fertig ausgefüllt als pdf-Datei zum Herunterladen und Ausdrucken zur Verfügung. Bitte lade die pdf-Datei herunter und speichere sie auf Deinem Computer, um sie ausdrucken und in Papierform einreichen zu können.

In der pdf-Datei befinden sich Deine persönlichen Angaben – schütze sie vor unbefugtem Zugriff! Sofern Dein Computer nicht nur innerhalb Deiner Familie genutzt wird, ist es empfehlenswert, die Datei nicht auf dem lokalen Datenträger, sondern statt dessen auf einem persönlichen Wechseldatenträger (z. B. USB-Stick) zu speichern.
Versende die gespeicherte pdf-Datei nicht ungeschützt per E-Mail! Falls Du die Datei auf einen anderen Computer übertragen möchtest, solltest Du dafür ebenfalls einen Wechseldatenträger benutzen.

hier geht’s zum online-Formular

Nachdem Du Dich in Hamburg angemeldet hast, ist zusätzlich eine online-Einschreibung bei der Schweizer Behörde erforderlich. Bitte registriere Dich unter https://www.elev.ch/.

Folgende Unterlagen müssen in jeweils einfacher Ausfertigung  bis zum Bewerbungsschluss in Papierform beim Amt für Bildung vorliegen:

1. Bewerbungsformular
   Photo auf Seite 1 des Bewerbungsformulars
2. Anlage 1 -3
   Die unterschriebene Erklärung des Bewerbers, Einverständniserklärung der Sorgeberechtigten und die Erklärung zum Datenschutz.
3. Empfehlung der Schule
   Die Empfehlung wird von der Schule i.d.R. direkt an die Behörde übermittelt. 
4. Anmeldeformular der Schweizer Behörde mit Passbild

Bitte verwende beim Zusammenstellen Deiner Unterlagen keine Heftklammern, Büroklammern sind prima.
Schicke Bewerbungsmappen sind sehr ansprechend… müssten aber leider hier entfernt werden, damit der ins Ausland zu versendende Stapel der Bewerbungen nicht unnötig groß wird.

Um eine Bewerbung einreichen zu können, benötigst Du eine Empfehlung durch einen Deiner Lehrer. Dies kann Dein Klassenlehrer, Dein Französischlehrer, aber auch eine andere Fachlehrkraft sein.
Das zu verwendende Formular Schulempfehlung steht für die Schulen zum hier zum Abruf bereit. In der Schulempfehlung ist anzugeben, wer Dein Austauschvorhaben als betreuender Tutor begleitet. Der betreuende Tutor muss nicht mit der empfehlenden Lehrkraft identisch sein.
Die Schulempfehlung wird von der Schule (i.d.R. per Fax) an die Behörde übermittelt. Du kannst um Aushändigung einer Kopie für Deine Unterlagen bitten.
Liegt die Schulempfehlung bei Bewerbungsschluss nicht vor, ist die Bewerbung unvollständig und wird abgelehnt. Bitte Deinen Lehrer rechtzeitig um die Empfehlung. Erwarte nicht, dass er sie gleich am nächsten Tag fertigstellt.
Zum Eingang der Empfehlung in der Behörde siehe unter Eingangsbestätigungen.

Der Bewerbungsschluss wird Jahr für Jahr neu festgelegt und auf der Programmseite Programmseite Suisse Romande veröffentlicht.
Die vollständige Bewerbung muss bis zum Bewerbungsschluss im Amt für Bildung vorliegen (nicht erst abgesandt werden). Eine Abgabe von Unterlagen in der Schule wirkt nicht fristwahrend. Das Datum des Poststempels gilt nicht!
Der Bewerbungsschluss wird NICHT verlängert. Bewerbungen, die nach Ablauf des Bewerbungsschluss nicht vollständig sind, werden abgelehnt.

Alternativ kannst Du Deine Bewerbung auch persönlich unter oben genannter Adresse im 15. Stock, Raum 1526 oder 1525 abgeben oder im Hausbriefkasten der Behörde einwerfen. Der Hausbriefkasten ist durch die Lage des Behördeneingangs im Einkaufszentrum nur an Werktagen von ca. 6.00 bis ca. 20.45 Uhr zugänglich.

Eingangsbestätigungen werden grundsätzlich per E-Mail an Dich und an die für die Familie angegebene E-Mail-Adresse versandt.
Sofern auch die Schule die E-Mail nachrichtlich erhält, sind die E-Mail-Adressen aus Datenschutzgründen für die Empfänger nicht sichtbar.

• Auf die online übermittelten Daten erhältst Du unmittelbar eine systemgenerierte Übermittlungsbestätigung, die sich im Internetbrowser öffnet.
• Über eingereichte Papiere erhältst Du ebenfalls so bald wie möglich eine Eingangsbestätigung.
  Sollten die eingereichten Unterlagen nicht vollständig sein, erhältst Du mit der Eingangsbestätigung einen entsprechenden Hinweis. Die Eingangsbestätigung enthält ggf. den Hinweis auf eine noch fehlende Schulempfehlung.
  Die Mitteilungen erfolgen im Rahmen der zeitlichen Kapazitäten, ein Anspruch auf rechtzeitige Benachrichtigung über fehlende Unterlagen besteht nicht.
• Bis zum Bewerbungsschluss hast Du die Möglichkeit, fehlende Unterlagen nachzureichen. Du solltest deshalb nicht erst in den letzten Tagen vor Bewerbungsschluss einreichen und regelmäßig Deine E-Mails kontrollieren, um sicher zu gehen, dass Du keine Benachrichtigung verpasst. Sorge dafür, dass Dein Postfach nicht überfüllt ist, sonst kann die Benachrichtigung vielleicht nicht zugestellt werden.

Die Benachrichtigungen über den Erfolg der Bewerbung werden Mitte/Ende Februar versandt.
Diese Mitteilung erfolgt nicht per E-Mail, sondern per Post.

Die Anzahl zulässiger Bewerbungen je Schule ist limitiert.  Um eine Bewerbung einreichen zu können, musst Du Dich deshalb zunächst zum Bewerbungsverfahren für dieses Schüleraustauschprogramm anmelden.
Die Anmeldung ist bis zum 26. Mai 2019 23:59 Uhr möglich.

Anfang Juni werden die Schulen über die Anmeldungen informiert und entscheiden dann, welche der angemeldeten Schülerinnen und Schüler zur Teilnahme empfohlen werden. Alle angemeldeten Schülerinnen und Schüler werden vor Beginn der Sommerferien über diese Entscheidung informiert.

hier geht’s zur Anmeldung

Angemeldete Schülerinnen und Schüler, die von ihrer Schule zur Teilnahme vorgeschlagen wurden, übermitteln ihr Bewerbungsprofil durch Ausfüllen eines Web-Formulars (Muster). Nach dem vollständigen Ausfüllen dieser Online-Bewerbung werden die Angaben in elektronischer Form an die Behörde übermittelt.
Es kostet Zeit, das Formular auszufüllen und anschließend die Anlagen zur Bewerbung zusammenzustellen. Beginne deshalb so bald wie möglich nachdem die Behörde Dich darüber informiert hat, dass Du eine Bewerbung einreichen kannst.
Bis spätestens zum 19. August 23:59 Uhr muss das Web-Formular ausgefüllt sein. Später eingehende Daten werden nicht berücksichtigt.

hier geht’s zum Web-Formular

Innerhalb weniger Tage nach dem vollständigen Ausfüllen der Online-Bewerbung erhältst Du eine Einladung, Dich für die Nutzung des BSCW Shared-Workspace-Servers zu registrieren. Nach erfolgter Registrierung steht Dir auf dem BSCW-Server ein Ordner mit Deinem Namen zur Verfügung. In diesem Ordner kannst Du Deine Anlagen zur Bewerbung hochladen (die Anlagen 1-3 müssen per Fax oder Post eingereicht werden, siehe zulässige Übermittlungswege).
Anleitung zum Datei-Upload
Die Unterlagen müssen bis zum 30. August 23:59 Uhr vorliegen.
Um nicht für jedes unserer zentralen Austauschprogramme dieselben Erläuterungen mehrfach zu schreiben, haben wir programmübergreifende Hinweise zu den Bewerbungsunterlagen in den FAQ zusammengestellt – bitte lesen!

Welche Anlagen sind erforderlich?

• Anlagen 1 bis 3
  Die unterschriebene Student’s declaration, Einverständniserklärung der Sorgeberechtigten und die Erklärung zum Datenschutz.
  
• Englischsprachiger Brief an Deinen möglichen Austauschpartner bzw. Deine mögliche Austauschpartnerin
  Beschreibe Dich, Deine Persönlichkeit, Deine Interessen. Was sollte man über Dich wissen? Wenn Dir das schwer fällt, fragst Du vielleicht Freunde oder Freundinnen, wie sie Dich beschreiben würden.
  Erwähne auch, weshalb Du Dich für dieses Austauschprogramm bewirbst und was Du Dir von der Teilnahme erhoffst.
  Wie sieht Euer Familienleben aus? Was geschieht z. B. an einem typischen Wochenende? Geht jedes Familienmitglied seinem eigenen Hobby nach oder unternehmt Ihr normalerweise etwas gemeinsam?
• Bewerbungsphoto
  Ein möglichst aktuelles Porträtphoto, etwa 4 cm x 3 cm. Es muss kein biometrisches Bild sein.
• Photos aus Deinem Leben
  z. B. von Deiner Schule, Deiner Familie, Deinem Haustier, Deinem Zimmer….
  Die Photos müssen keine hohe Auflösung aufweisen. Eine Komprimierung wie z. B. „für Web speichern“ ist absolut ausreichend.
  Du kannst entweder
  • maximal 4 einzelne Bilddateien (z. B. jpg) hochladen
    Die Bilder werden im Amt für Bildung auf insgesamt einer Seite Din-A-4 angeordnet und mit Beschriftungen entsprechend Deiner Dateibenennung versehen,
  • selbst beliebig viele Photos als Collage und einige beschreibende Sätze in ein Dokument (nicht mehr als eine Seite) eingefügen.
• Zeugnis
  Ein Scan Deines Juni Zeugnisses, keine hohe Auflösung erforderlich.
  Hat Dein Zeugnis eine Rückseite und/oder gibt es Anlagen, auf die im Zeugnis verwiesen wird, vergiss nicht, diese ebenfalls zu übermitteln.
• Empfehlung der Schule
  Die Empfehlung wird von der Schule i. d. R. direkt an die Behörde übermittelt. Weitere Hinweise zur Schulempfehlung findest Du in den FAQ.

Zulässige Übermittlungswege

Upload
Die Zugangsdaten zum BSCW Shared-Workspace-Server erhältst Du nach Übermittlung Deines Bewerbungsprofils, s. o.
Bitte benenne alle Dateien, die Du in den BSCW-Ordner hochlädtst in folgender Weise:
[Nachname ]_[Vorname]_[Inhalt]
also z. B. „Mustermann_Max_Photos.doc“ oder „Mustermann_Max_my_room.jpg„
Fax
Die Nummer lautet (040) 427 967 167. Das Fax erreicht unmittelbar die zuständige Sachbearbeitung, ein Anschreiben ist nicht erforderlich. Hast Du keine Möglichkeit, ein Fax zu senden, werden die Mitarbeitenden im Schulbüro Dir sicher gern behilflich sein.
Postalisch
Die Anschrift lautet
Amt für Bildung B 32-01, Hamburger Straße 31, 22083 Hamburg
Es zählt das Datum des Eingangs, rechne mehrere Tage für den Postweg!
E-Mail-Anhang
Du kannst Unterlagen statt per Upload auch per E-Mail an die zuständige Sachbearbeitung in der Behörde senden. Bedenke aber, dass dies wegen der unverschlüsselt gesendeten Nachricht datenschutzrechtlich nicht zu empfehlen ist und besprich das vorher mit Deinen Eltern.
Auch wenn Du alles per E-Mail übermittelst, ist die Registrierung auf dem BSCW-Server dennoch erforderlich, weil dort Benachrichtigungen für Dich hinterlegt werden.

Bitte wähle je Dokument nur einen Übermittlungsweg. Wir haben nicht die Zeit, zwei Versionen eines Dokuments zu vergleichen.
Bitte reiche keine zusätzlichen Dokumente wie z. B. Wettbewerbsurkunden ein. Du kannst statt dessen in Deinem Brief auf Dir wichtige Wettbewerbsteilnahmen u. ä. eingehen.
Rechne mit technischen Schwierigkeiten wie dem Abbruch der Internetverbindung oder der Nichterreichbarkeit  des BSCW-Servers und erledige nicht alles am letzten Tag.

Für die eingereichten Dokumente erhältst Du erst dann eine Eingangsbestätigung, wenn Deine Bewerbung vollständig ist. Ein per Fax übermitteltes Zeugnis wird von der Behörde in Deinen BSCW-Ordner hochgeladen, ebenso die schulische Empfehlung, wenn sie direkt von der Schule an die Behörde gesandt wurde.
Um Speicherplatz zu sparen, werden die (per Fax oder Post zu sendenden) Anlagen 1-3 nicht auf den Server geladen. Statt dessen findest bei vollständigem Eingang der Anlagen 1-3 ein (leeres) Dokument mit dem Titel „Anlagen 1-3 liegen vor“.

Sowie Du denkst, dass Du alle erforderlichen Unterlagen eingereicht hast, teile dies bitte der zuständigen Sachbearbeitung in der Behörde über das entsprechende Web-Formular mit. Du erhältst daraufhin entweder eine Bestätigung über die vollständig vorliegende Bewerbung oder einen Hinweis auf noch fehlende Dokumente mit der Möglichkeit, diese bis zum 30. August nachzureichen.
Dieser Service wird nur bis zum 28. August angeboten!  Wenn Du also vor Ablauf der Bewerbungsfrist eine Bestätigung wünschst, solltest Du spätestens am 28. August alle Unterlagen übermittelt und die Behörde darüber informiert haben.
Die Mitteilungen erfolgen im Rahmen der zeitlichen Kapazitäten. Ein Anspruch auf rechtzeitige Benachrichtigung über fehlende Unterlagen besteht nicht.

Um über die eingereichten Unterlagen hinaus einen persönlichen Eindruck von den Bewerberinnen und Bewerbern gewinnen zu können, führt die Koordinatorin des Austauschprogramms Vorstellungsgespräche durch. Hier kannst Du zeigen, dass Du Hamburg gut vertreten kannst, denn als Teilnehmerin bzw. als Teilnehmer an einem Programm der Schulbehörde repräsentierst Du auch Deine Stadt.

Die Vorstellungsgespräche werden in der Regel im Oktober oder November durchgeführt. Sie finden wochentags außerhalb der Ferien im Zeitraum 15 – 19 Uhr statt.
Sofern nötig, solltest Du zur Teilnahme am Gespräch von Deiner Schule vom Unterricht befreit werden.
Weitere Hinweise zu den Vorstellungsgesprächen findest Du in den FAQ.

Über das Ergebnis und die Vorauswahl wird innerhalb von vier Wochen nach den Vorstellungsgesprächen informiert.

Sämtliche Eingangsbestätigungen und Benachrichtigungen werden ausschließlich per E-Mail an Dich und an die für die Familie angegebene E-Mail-Adresse versandt.
Kontrolliere regelmäßig Deine E-Mails, um sicher zu gehen, dass Du keine Benachrichtigung verpasst. Sorge dafür, dass Dein Postfach nicht überfüllt ist, sonst kann die Benachrichtigung vielleicht nicht zugestellt werden. Überprüfe, ob eine Mitteilung vielleicht im SPAM-Ordner gelandet ist.
Sofern Deine Schule die E-Mail nachrichtlich erhält, sind die E-Mail-Adressen aus Datenschutzgründen für keinen der Empfänger sichtbar.

Folgende Ereignisse werden bestätigt:

• Anmeldung als an der Teilnahme interessierte Schülerin bzw.  interessierter Schüler,
• Übermittlung des Bewerbungsprofils durch vollständiges Ausfüllen des Online-Bewerbungsformulars,
• Einreichung von Anlagen zur Bewerbung.
  Nur bis 28. August – Details hierzu siehe bitte oben unter Bestätigung der Vollständigkeit Deiner Unterlagen.
• Die Einladung zum Vorstellungsgespräch und die Mitteilung über das Ergebnis erfolgt ebenfalls per E-Mail.
• Nach Abschluss des Vermittlungsverfahrens werden die Bewerbenden per E-Mail über das Ergebnis informiert.

• Bis zum 26. Mai muss die Anmeldung erfolgt sein.
• Die Benachrichtigung darüber, ob Deine Schule Dich zur Teilnahme vorschlägt, erfolgt bis zum Beginn der Sommerferien.
• Bis spätestens 19. August musst Du Dein Bewerbungsprofil per Online-Formular übermitteln.
• Die Anlagen zur Bewerbung müssen bis spätestens zum 30. August auf eingereicht werden.
• Die Vorstellungsgespräche finden im Oktober oder November statt. Über das Ergebnis und die Vorauswahl wird innerhalb von 4 Wochen informiert.
• Das Vermittlungsergebnis wird voraussichtlich Mitte/Ende Februar bekanntgegeben.

Die Fachstelle für Internationale Jugendarbeit der Bundesrepublik Deutschland e. V. (IJAB) ist im Auftrag des Bundesministeriums für Familie, Senioren, Frauen und Jugend, der Europäischen Kommission, seiner Mitglieder und anderer Akteure im Bereich Jugend tätig. Mit dem Informationsnetzwerk Eurodesk Deutschland unterstützt IJAB die Mobilität von jungen Menschen in Europa und weltweit. Ob Freiwilligendienste, Au-Pair-Aufenthalte, Jugendbegegnungen oder Praktika im Ausland – im Eurodesk Mobilitätsportal rausvonzuhaus finden Jugendliche, die es in die Ferne zieht, die entsprechenden Informationen.
Der vom Bundesministerium für Familie, Frauen, Senioren und Jugend und durch das EU-Programm Erasmus+ geförderte Service ist kostenlos, neutral und trägerübergreifend.
Eurodesk

Aktion Bildungsinformation e. V.
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Stiftung Warentest

Hamburger Jugendserver – JugendInformationsZentrum (JIZ)
Der Hamburger Jugendserver ist als Projekt der Hochschule für Angewandte Wissenschaften in Zusammenarbeit mit dem Jugendinformationszentrum entstanden und wird von Mitarbeitern des Jugendinformationszentrums betreut.
Schüler und Schülerinnen, die einen Schulaufenthalt im Ausland planen, Adressen zum Thema Jugendaustausch, Au Pair oder einem Freiwilligen Sozialen Jahr im Ausland benötigen oder im Ausland jobben oder studieren wollen, finden hier zahlreiche Informationen sowie Tipps zur Überprüfung der Seriosität von Anbietern von Auslandsaufenthalten.
JIZ – Hamburger Jugendserver