Kanada – Wie reiche ich eine Bewerbung ein?

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Kanada

Bitte lies die nachfolgende Anleitung sorgfältig und vollständig durch!

Anmeldung

Die Anzahl zulässiger Bewerbungen je Schule ist limitiert.  Um eine Bewerbung einreichen zu können, musst Du Dich deshalb zunächst für dieses Schüleraustauschprogramm anmelden.
Die Anmeldung ist ausschließlich vom 14. bis 27. Mai möglich.

Anfang Juni werden die Schulen über die Anmeldungen informiert und entscheiden dann, welche der angemeldeten Schülerinnen und Schüler zur Teilnahme empfohlen werden. Alle angemeldeten Schülerinnen und Schüler werden vor Beginn der Sommerferien über diese Entscheidung informiert.

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Online-Bewerbung per Web-Formular

Angemeldete Schülerinnen und Schüler, die von ihrer Schule zur Teilnahme vorgeschlagen wurden, übermitteln ihr Bewerbungsprofil durch Ausfüllen eines Web-Formulars (Muster). Nach dem vollständigen Ausfüllen dieser Online-Bewerbung werden die Angaben in elektronischer Form an die Behörde übermittelt.
Es kostet Zeit, das Formular auszufüllen und anschließend die Anlagen zur Bewerbung zusammenzustellen. Beginne deshalb so bald wie möglich nachdem die Behörde Dich darüber informiert hat, dass Du eine Bewerbung einreichen kannst.
Bis spätestens zum 1. September muss das Web-Formular ausgefüllt sein. Später eingehende Daten werden nicht berücksichtigt.

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Einzureichende Anlagen

Innerhalb weniger Tage nach dem vollständigen Ausfüllen der Online-Bewerbung erhältst Du eine Einladung, Dich für die Nutzung des BSCW Shared-Workspace-Servers zu registrieren. Nach erfolgter Registrierung steht Dir auf dem BSCW-Server ein Ordner mit Deinem Namen zur Verfügung. In diesem Ordner kannst Du alle notwendigen Anlagen zur Bewerbung ablegen. Die Anlagen müssen bis zum 15. September hochgeladen sein.
Um nicht für jedes unserer zentralen Austauschprogramme dieselben Erläuterungen mehrfach zu schreiben, haben wir programmübergreifende Hinweise zu den Bewerbungsunterlagen in den FAQ zusammengestellt – bitte lesen!

Welche Anlagen sind erforderlich?

  • Anlagen 1 bis 3
    Die unterschriebene Student’s declaration, Einverständniserklärung der Sorgeberechtigten und die Erklärung zum Datenschutz.
  • Englischsprachiger Brief an Deinen möglichen Austauschpartner bzw. Deine mögliche Austauschpartnerin
    Beschreibe Dich, Deine Persönlichkeit, Deine Interessen. Was sollte man über Dich wissen? Wenn Dir das schwer fällt, fragst Du vielleicht Freunde oder Freundinnen, wie sie Dich beschreiben würden.
    Erwähne auch, weshalb Du Dich für dieses Austauschprogramm bewirbst und was Du Dir von der Teilnahme erhoffst.
    Wie sieht Euer Familienleben aus? Was geschieht z.B. an einem typischen Wochenende? Geht jedes Familienmitglied seinem eigenen Hobby nach oder unternehmt Ihr normalerweise etwas gemeinsam?
  • Bewerbungsphoto
    Ein möglichst aktuelles Porträtphoto, etwa 4 cm x 3 cm. Es muss kein biometrisches Bild sein.
  • Photos aus Deinem Leben
    z. B. von Deiner Schule, Deiner Familie, Deinem Haustier, Deinem Zimmer….
    Die Photos müssen keine hohe Auflösung aufweisen. Eine Komprimierung wie z.B. „für Web speichern“ ist absolut ausreichend.
    Du kannst entweder

    • maximal 4 einzelne Bilddateien (z.B. jpg) hochladen
      Die Bilder werden im Amt für Bildung auf insgesamt einer Seite Din-A-4 angeordnet und mit Beschriftungen entsprechend Deiner Dateibenennung versehen,
    • selbst beliebig viele Photos als Collage und einige beschreibende Sätze in ein Dokument (nicht mehr als eine Seite) eingefügen.
  • Zeugnis
    Ein Scan Deines Juni Zeugnisses, keine hohe Auflösung erforderlich.
    Hat Dein Zeugnis eine Rückseite und/oder gibt es Anlagen, auf die im Zeugnis verwiesen wird, vergiss nicht, diese ebenfalls zu übermitteln.
  • Empfehlung der Schule
    Die Empfehlung wird von der Schule i. d. R. direkt an die Behörde übermittelt. Weitere Hinweise zur Schulempfehlung findest Du in den FAQ.

Zulässige Übermittlungswege

Upload Fax postalisch
Anlagen 1-3 vorzugsweise X
Brief  X
Bewerbungsphoto  X
Photos aus Deinem Leben  X
Zeugnis  X  X
Schulempfehlung X i.d.R. direkt durch die Schule

Upload
Die Zugangsdaten zum BSCW Shared-Workspace-Server erhältst Du nach Übermittlung Deines Bewerbungsprofils, s.o.
Bitte benenne alle Dateien, die Du in den BSCW-Ordner hochlädtst in folgender Weise:
[Nachname ]_[Vorname]_[Inhalt]
also z.B. „Mustermann_Max_Photos.doc“ oder „Mustermann_Max_my_room.jpg
Fax
Die Nummer lautet (040) 427 967 167. Das Fax erreicht unmittelbar die zuständige Sachbearbeitung, ein Anschreiben ist nicht erforderlich. Hast Du keine Möglichkeit, ein Fax zu senden, wird Dein Schulbüro Dir sicher gern behilflich sein.
Postalisch
Die Anschrift lautet
Amt für Bildung B 32-01, Hamburger Straße 31, 22083 Hamburg
Es zählt das Datum des Eingangs, rechne mehrere Tage für den Postweg!
E-Mail-Anhang
Du kannst Unterlagen statt per Upload auch per E-Mail an die zuständige Sachbearbeitung in der Behörde senden. Bedenke aber, dass dies wegen der unverschlüsselt gesendeten Nachricht datenschutzrechtlich nicht zu empfehlen ist und besprich das vorher mit Deinen Eltern.
Auch wenn Du alles per E-Mail übermittelst, ist die Registrierung auf dem BSCW-Server dennoch erforderlich, weil dort Benachrichtigungen für Dich hinterlegt werden.

Bitte wähle je Dokument nur einen Übermittlungsweg. Wir haben nicht die Zeit, zwei Versionen eines Dokuments zu vergleichen.
Bitte reiche keine zusätzlichen Dokumente wie z. B. Wettbewerbsurkunden ein. Du kannst statt dessen in Deinem Brief auf Dir wichtige Wettbewerbsteilnahmen u. ä. eingehen.
Rechne mit technischen Schwierigkeiten wie Abbruch der Internetverbindung oder Nichterreichbarkeit  des BSCW-Servers und erledige nicht alles am letzten Tag.

Bestätigung der Vollständigkeit Deiner Unterlagen

Für die eingereichten Dokumente erhältst Du erst dann eine Eingangsbestätigung, wenn Deine Bewerbung vollständig ist. Ein per Fax übermitteltes Zeugnis wird von der Behörde in Deinen BSCW-Ordner hochgeladen, ebenso die schulische Empfehlung, wenn sie direkt von der Schule an die Behörde gesandt wurde.
Um Speicherplatz zu sparen, werden die (per Fax oder Post zu sendenden) Anlagen 1-3 nicht auf den Server geladen. Statt dessen findest bei vollständigem Eingang der Anlagen 1-3 ein (leeres) Dokument mit dem Titel „Anlagen 1-3 liegen vor“.

Sowie Du denkst, dass Du alle erforderlichen Unterlagen eingereicht hast, teile dies bitte der zuständigen Sachbearbeitung in der Behörde über das entsprechende Web-Formular mit. Du erhältst daraufhin entweder eine Bestätigung über die vollständig vorliegende Bewerbung oder einen Hinweis auf noch fehlende Dokumente mit der Möglichkeit, diese bis zum 15. September nachzureichen.
Dieser Service wird nur bis zum 12. September angeboten!  Wenn Du also vor Ablauf der Bewerbungsfrist eine Bestätigung wünschst, solltest Du spätestens am 12. September alle Unterlagen übermittelt und die Behörde darüber informiert haben.
Die Mitteilungen erfolgen im Rahmen der zeitlichen Kapazitäten, ein Anspruch auf rechtzeitige Benachrichtigung über fehlende Unterlagen besteht nicht.

Vorstellungsgespräche

Um über die eingereichten Unterlagen hinaus einen persönlichen Eindruck von den Bewerberinnen und Bewerbern gewinnen zu können, führt die Koordinatorin des Austauschprogramms Vorstellungsgespräche durch. Hier kannst Du zeigen, dass Du Hamburg gut vertreten kannst, denn als Teilnehmerin bzw. als Teilnehmer an einem Programm der Schulbehörde repräsentierst Du auch Deine Stadt.

Die Vorstellungsgespräche werden in der Regel im Oktober durchgeführt. Sie finden wochentags außerhalb der Ferien im Zeitraum 15 – 19 Uhr statt.
Sofern nötig, solltest Du zur Teilnahme am Gespräch von Deiner Schule vom Unterricht befreit werden.
Weitere Hinweise zu den Vorstellungsgesprächen findest Du in den FAQ.

Eingangsbestätigungen, Benachrichtigungen

Sämtliche Eingangsbestätigungen und Benachrichtigungen werden ausschließlich per E-Mail an Dich und an die für die Familie angegebene E-Mail-Adresse versandt.
Kontrolliere regelmäßig Deine E-Mails, um sicher zu gehen, dass Du keine Benachrichtigung verpasst. Sorge dafür, dass Dein Postfach nicht überfüllt ist, sonst kann die Benachrichtigung vielleicht nicht zugestellt werden. Überprüfe, ob eine Mitteilung vielleicht im SPAM-Ordner gelandet ist.
Sofern Deine Schule die E-Mail nachrichtlich erhält, sind die E-Mail-Adressen aus Datenschutzgründen für keinen der Empfänger sichtbar.

Folgende Ereignisse werden bestätigt:

  • Anmeldung als an der Teilnahme interessierte Schülerin bzw.  interessierter Schüler,
  • Übermittlung des Bewerbungsprofils durch vollständiges Ausfüllen des Online-Bewerbungsformulars,
  • Einreichung von Anlagen zur Bewerbung.
    Nur bis 12. September – Details hierzu siehe bitte oben unter Bestätigung der Vollständigkeit Deiner Unterlagen.
  • Die Einladung zum Vorstellungsgespräch erfolgt ebenfalls per E-Mail.
  • Nach Abschluss des Vermittlungsverfahrens werden alle Bewerber per E-Mail über das Ergebnis informiert.
Terminüberblick
  • Bis zum 31. Mai muss die Anmeldung erfolgt sein.
  • Die Benachrichtigung darüber, ob Deine Schule Dich zur Teilnahme vorschlägt, erfolgt bis zum Beginn der Sommerferien.
  • Bis spätestens 1. September musst Du Dein Bewerbungsprofil per Online-Formular übermitteln.
  • Die Anlagen zur Bewerbung müssen bis spätestens zum 15. September auf den BSCW-Server hochgeladen werden.
  • Die Vorstellungsgespräche finden im Laufe des Monats Oktober statt.
  • Die Vermittlungsergebnisse werden voraussichtlich Mitte/Ende Februar bekanntgegeben.