Neben Ihnen als Betreuungslehrkraft werden Ihre Kolleg:innen im Schulbüro Anlaufstelle in Bezug auf administrative Angelegenheiten für die FSA sein (Kontrolle Masernschutz, Antrittsmeldung, Krankmeldung etc.).
Bitte besprechen Sie die Aufgabenverteilung.

Ihre FSA wird viele Fragen haben, die zum Teil bereits auf dieser Homepage beantwortet werden. Damit Sie nicht unnötig Dinge erklären, die dort schon beschrieben werden, ist es ratsam, sich selbst einmal durch die Infos für FSA zu klicken.
Falls Ihre FSA bestimmte Materialen mitbringen soll, sollten Sie Ihre Wünsche rechtzeitig signalisieren.

Die FSA müssen spätestens am ersten Schultag nachweisen, dass sie gegen Masern geimpft oder immun sind oder, dass sie aus medizinischen Gründen nicht geimpft werden können (Kontraindikation). Dafür sind die Original-Dokumente in der Schule vorzulegen. Solange der Masernschutz nicht nachgewiesen wurde, darf die FSA die Schule nicht betreten.

Bitte klären Sie mit Ihrer Schulleitung, ob sie mit Ihrer Unterstützung ein Dokument akzeptiert, welches nicht in deutscher oder englischer Sprache ausgestellt ist. Muss der Nachweis in deutscher oder englischer Sprache erbracht werden, weisen Sie Ihre FSA bitte möglichst schnell darauf hin, damit sie sich ggf. rechtzeitig um einen internationalen Impfpass bzw. eine beglaubigte Übersetzung der nationalen Bescheinigung kümmern kann.

Kann der Masernschutz nicht am 1. Schultag nachgewiesen werden, hat das Auswirkungen auf den Beginn des Anspruchs auf Stipendienzahlung und damit auch auf den Beginn des Versicherungsschutzes. Kann der Masernschutz nicht innerhalb einer Woche nach vorgesehenem Antritt nachgewiesen werden, kann die Behörde den Stipendienvertrag außerordentlich kündigen; Aufwendungen werden der FSA nicht erstattet.

Hinweise zum Verfahren der Dokumentation finden Sie im IntranetDas Öffnen dieser Seite auf privaten Endgeräten erfordert Zugangsdaten. Bitte geben Sie Ihre eduPort Zugangsdaten ein..

Die FSA sollten sich umgehend um eine Unterkunft bemühen. Nach den Sommerferien sind i. d. R. keine Plätze mehr in Wohnheimen für Studierende zu haben. Bitte unterstützen Sie Ihre FSA bei der Suche.
Verlinkungen zu Informationen zum Wohnen in Wohnanlagen für Studierende finden Sie hier. Dort finden Sie außerdem eine Liste der Einsatzschulen – evtl. hilfreich bei Unterkünften, die von mehreren FSA genutzt werden könnte.

Die meisten FSA sind noch recht jung, möglicherweise das erste Mal allein im Ausland und sie werden Schwierigkeiten haben, bei der ersten Ankunft in Hamburg allein ihre Zieladresse in Hamburg zügig zu erreichen.
Bitten Sie Ihre FSA, Ihnen die Uhrzeit der Ankunft mitzuteilen und seien Sie so nett, sie vom Flughafen/Bahnhof abzuholen. Wenn Sie es nicht selbst einrichten können, wäre es schön, wenn Kolleg:innen oder vielleicht auch ältere Schüler:innen einspringen würden.

Siehe dazu bitte oben unter nach der Zuweisung

FSA aus bestimmten visumspflichtigen Drittstaaten können zunächst ohne Visum einreisen und dürfen sich maximal 90 Tage ohne Visum in Deutschland aufhalten. ACHTUNG: die Frist läuft ab Einreise in Deutschland – nicht erst mit Beginn der Assistenzzeit.
Es wird dringend empfohlen, die 90-Tage-Frist nicht auszureizen und sich so bald wie möglich um die Beantragung zu kümmern.
Als Betreuungslehrkraft sollten Sie das durchaus im Blick behalten, denn wird die Frist überschritten, folgt zwingend die Ausweisung. Das ist nicht nur für Ihre FSA äußerst unangenehm, sondern liegt ja auch nicht im Interesse Ihrer Schüler:innen.

Grundsätzlich kann der Termin auch schon vor Einreise beantragt werden, allerdings hängt die Zuständigkeit der Ausländerabteilung von der Meldeadresse ab. Sobald die (erste) Meldeadresse der FSA bekannt ist, sollte der Termin beantragt werden.
Eine Begleitung bei diesem Behördengang ist sehr wünschenswert!

Weitere Hinweise zur Beantragung finden Sie hier.

Bitte unterstützen Sie Ihre FSA bei der Einreichung der für die Stipendienzahlung erforderlichen Dokumente. Details finden dazu finden Sie hier.

Die Antrittsmeldung muss dokumentieren, wann die FSA tatsächlich die Beschäftigung an der Schule aufgenommen hat, sie darf also nicht bereits vor Antritt ausgestellt werden. Der Antritt muss durch die Schule bestätigt werden, nicht durch die FSA selbst.
In dem Formular PS 73a Antrittsmeldung Vordruck PS 73a - Das Öffnen des Formulars auf privaten Endgeräten erfordert Zugangsdaten. Bitte geben Sie Ihre eduPort Zugangsdaten ein. können Sie eine der Optionen durch „FSA mit 12 WoStd“ ersetzen.

Der Beginn der Assistenzzeit wird durch den Stipendienvertrag festgelegt.
Antrittsdatum ist grundsätzlich der erste Tag, an dem die FSA der Schule zur Verfügung steht. Individuelle Absprachen zu einem abweichenden Beginn sind möglich, beachten Sie aber:

• Ein späterer Beginn als im Stipendienvertrag genannt, mindert die erste Stipendienzahlung!
  Erhält die FSA jedoch von Ihnen eine Freistellung zur Erledigung von Behördengängen, ist das eine schulinterne Regelung und hat keinen Einfluss auf das Antrittsdatum bzw. die Stipendienzahlung.
• Ein früherer Beginn als der lt. Stipendienvertrag frühestmögliche erhöht nicht die erste Stipendienzahlung!
• Der Beginn des Versicherungsschutzes ist an den Beginn der Stipendienzahlung gekoppelt, setzt also nicht durch freiwilligen (unbezahlten) früheren Antritt vorzeitig ein, verschiebt sich aber bei späterem Antritt.

Bitte senden Sie die Antrittsmeldung an die zuständige Personalsachbearbeitung und parallel an die Sachbearbeitung im Referat Europa und Internationales.

Bitte informieren Sie in einem Erstgespräch u. a. über folgende Punkte:

• Schultyp, Lernstufen, Schüler:innen, Ausbildungsziel der Schule
• Räumliche Organisation der Schule
• logistische Fragen: Arbeitsplatz/Postfach im Aufenthaltsraum für Lehrkräfte, Zugang zu Fotokopierern/Unterrichtstechnologie etc.
• Terminpläne (Ferien, Feiertage, Schulfeste, Projektwochen, Fortbildungen für Lehrkräfte, Schulpraktika etc.)
• Wichtige Kontaktpersonen (Schulleitung, Leitung Fachbereich, Sekretariat/Verwaltung, Hausmeister:in etc.)

Bei der Organisation des Einsatzes erweisen sich u. a. folgende Maßnahmen als hilfreich:

• Abstimmung über Aufgaben/Rolle, Erwartungen und Ziele
  (Wiederholung nach einigen Wochen im Rahmen einer Zwischenbilanz)
• Unterrichtshospitation zur Eingewöhnung
• Festlegung regelmäßiger Gesprächszeiten zwecks:
  • Koordinierung des Unterrichtseinsatzes in den verschiedenen Lernstufen
  • Vorbereitung und Einsatz von Lernmaterial und Unterrichtstechnologie
  • Vorbereitung von Testformaten
  • Koordinierung extracurricularer FSA-Einsätze
  • Gelegenheit für die FSA zu Rückfragen, Feedback

Anregungen für Einsatzbereiche finden Sie auf der Internetseite des PAD

Zur Qualitätssicherung des Programms sind sowohl die FSA als auch die Betreuungslehrkräfte zur Abgabe kurzer Bewertungen der Qualität der Assistenzzeit verpflichtet.
Hinweise zur Abgabe des Feedbacks

Das finale Feedback ersetzt nicht die Abschlussbeurteilung.

FSA müssen eine Arbeitsunfähigkeit unverzüglich gegenüber der Schule anzeigen. Bitte informieren Sie Ihre FSA, wer in der Schule bis wann zu informieren ist.

Ab dem 3. Tag der Arbeitsunfähigkeit ist eine ärztliche Bescheinigung über die Arbeitsunfähigkeit vorzulegen.
Da in einigen Ländern Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen in der bei uns üblichen Form nicht bekannt sind, haben die FSA dies nicht zwangsläufig im Blick. Bitte erläutern Sie Ihrer FSA die Erfordernisse.
Erkrankt die FSA während der Ferien außerhalb Deutschlands und kann sie aufgrund der Erkrankung nicht rechtzeitig zum Schulbeginn zurückkehren, muss sie sich am Aufenthaltsort ein ärztliches Attest ausstellen lassen. Dieses muss aber unseren Anforderungen genügen:

• Der Wortlaut „arbeitsunfähig erkrankt“ (bzw. ein entsprechender englischer/französischer… Ausdruck) muss enthalten sein.
• Beginn und Ende der Arbeitsunfähigkeit müssen genannt werden. Bei Folgebescheinigungen genügt die Angabe „weiterhin bis zum …“
• Eine Diagnose soll nicht enthalten sein.

Krankenstandsmitteilungen und AU-Bescheinigungen senden Sie bitte an die zuständige Personalsachbearbeitung. Im Falle längerer Erkrankung informieren Sie bitte die zuständige Sachbearbeitung im Referat Europa und Internationales.

FSA, die sich an der aktuellen Einsatzschule bewährt haben, können bis spätestens Ende März eine Bewerbung für eine 2. Assistenzzeit einreichen.

Bewirbt sich Ihre FSA für ein zweites Jahr und Sie möchten sie auch im Folgejahr wieder an Ihrer Schule einsetzen, ist zusätzlich bis Mitte Februar ein formaler Antrag der Schule auf Zuweisung einer FSA erforderlich.

Rechtzeitig vor Abreise der FSA soll von der Betreuungslehrkraft eine Schlussbeurteilung erstellt werden. Die Empfehlung für ein zweites Jahr ersetzt nicht die Schlussbeurteilung.
Bitte beachten Sie die Hinweise zur Beurteilung und verwenden Sie die aktuelle, im Internet zur Verfügung stehende, Version des Formulars.
Hinweise zur Beurteilung, Beurteilungsformular

Neben der Schlussbeurteilung erhalten die FSA eine formale, wertfreie Bestätigung über die absolvierte Assistenzzeit. Dieses Zertifikat wird vom Referat Europa und Internationales ausgestellt und den FSA nach Abgabe ihres finalen Feedbacks als Download zur Verfügung gestellt.

FSA haben keinen Beschäftigtenstatus und insofern auch keine:n Dienstvorgesetzte:n. Die Schulleitung ist den FSA gegenüber aber weisungsbefugt.
Sie entscheidet in begrenztem Rahmen auch über Freistellungen, s.u.

Die Entscheidung über eine vorzeitige Beendigung der Assistenzzeit – sei es auf Wunsch der Schule oder auf Wunsch der FSA – obliegt allerdings dem Auslandsreferenten der BSB.

Siehe „Mitteilung für das Schulbüro“, die mit der Zuweisung übermittelt wird.
Erfolgt die Auszahlung des Stipendiums durch die HH Schulbehörde, ist die Abteilung V 43 der BSB zuständig.

Da die FHH keinen Arbeitgeberzuschuss zum ProfiTicket gewährt, hat das ProfiTicket gegenüber dem direkt beim HVV gekauften Deutschlandticket keine Vorteile. Die FSA können das Deutschlandticket direkt beim HVV erwerben. Sie zählen zu keiner Gruppe mit Anspruch auf einen ermäßigten Fahrpreis, es gelten für sie daher die Standardpreise des HVV.

Ob sich ein Wohngeldanspruch errechnet, hängt von Faktoren wie Miethöhe, Ausstattung und Baujahr der Wohnung ab.
Der Antrag ist in der für die Wohnung örtlich zuständigen Wohngelddienststelle zu stellen.
www.hamburg.de/behoerdenfinder
> Suchbegriff Wohngeld

Zur Teilnahme an universitären Prüfungen im Heimatland können FSA bis zu 14 Kalendertage freigestellt werden (Nr. 8 des Stipendienvertrages). Mehrere Freistellungen zwecks Prüfungsteilnahme dürfen die 14 Kalendertage auch in der Summe nicht überschreiten.
Ein Nachweis der Prüfungstermine ist der Schulleitung vorzulegen. Die Stipendienzahlung wird nicht unterbrochen, eine Anzeige gegenüber der BSB ist nicht erforderlich.

Es liegt im Ermessen der Schulleitung, in besonders begründeten Einzelfällen Freistellungen für andere Zwecke auszusprechen. Auch in diesen Fällen wird die Stipendienzahlung nicht unterbrochen, die Zeit der Abwesenheit ist aber vorzuarbeiten. Freistellungen für andere Zwecke als zur Wahrnehmung von Prüfungsterminen sollen 3 Tage nicht überschreiten.

FSA dürfen neben ihrer Assistenztätigkeit nur unter bestimmten Bedingungen eine weitere Beschäftigung ausüben. Bitte entnehmen Sie die Einzelheiten dem Infoblatt Nebentätigkeiten.